Politique de confidentialité

Nous (Academic Software bv, Wolfsakker 5A, 9160 Lokeren, BCE n° 0635.738.394) sommes conscients de la confiance que vous nous accordez. Nous considérons donc qu’il est de notre responsabilité de protéger vos données à caractère personnel. Nous nous chargeons du traitement de vos données (à caractère personnel) et nous agissons en tant que responsable du traitement dans ce cadre.

Nous respectons la vie privée de tous les utilisateurs de notre site Web et nous veillons à ce que les données à caractère personnel que vous nous fournissez soient traitées de façon confidentielle. Nous ne recueillerons, stockerons, traiterons et transmettrons vos données à caractère personnel que conformément à la législation et à la réglementation belges et européennes applicables en matière de la protection de la vie privée, y compris, mais sans s’y limiter, au règlement général 2016/679 sur la protection des données (RGPD), en appliquant les principes suivants en matière de protection de la confidentialité de vos données à caractère personnel :

• nous ne recueillons pas plus d’informations que nécessaire ;
• nous n’utilisons pas vos données à caractère personnel à des fins autres que celles explicitement décrites ou prévues par la loi ;
• nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire ;
• nous ne transmettons vos données à caractère personnel qu’aux fins expressément indiquées ci-dessous.

Vous découvrirez sur cette page quelles données à caractère personnel nous recueillons lorsque vous utilisez notre site Web et/ou nos services, comment nous recueillons ces données à caractère personnel, pourquoi nous recueillons ces données à caractère personnel, ainsi que sur quelles bases juridiques, et comment nous pouvons ainsi améliorer votre expérience en tant qu’utilisateur. Nous vous expliquerons également avec qui vos données à caractère personnel peuvent être partagées le cas échéant, quels sont vos droits et comment nous protégeons vos données à caractère personnel. De cette façon, vous comprendrez exactement notre façon de travailler.

En acceptant les termes de la présente politique de confidentialité, vous acceptez que nous puissions traiter vos données à caractère personnel de la manière décrite dans cette politique de confidentialité.

Cette politique de confidentialité ne s’applique qu’aux données (à caractère personnel) que nous traitons. Nous déclinons toute responsabilité concernant le fonctionnement et/ou le contenu des services et/ou sites Web de tiers.

1. Quand recueillons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous recueillons vos données à caractère personnel notamment lorsque :

• vous utilisez nos produits et/ou services en consultant notre site Web, vous remplissez le formulaire de contact sur notre site Web ou vous nous contactez de toute autre manière, par exemple par courriel ou par téléphone ;
• lorsque vous nous envoyez des courriels ou d’autres messages. Nous conservons ces messages. Parfois, nous vous demandons certaines données à caractère personnel qui sont pertinentes dans la situation concernée. Cette démarche permet de traiter vos questions et de répondre à vos demandes.

2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et que nous traitons ?

Nous pouvons collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes:

• Prénom et nom de famille
• Adresse
• Numéros de téléphone
• Adresse électronique
• Des informations sur l’école à laquelle vous êtes lié, par exemple votre nom et votre numéro d’inscription
• Numéro de carte d’enseignant
• Informations de paiement

Afin de garantir le fonctionnement optimal du site Web, des informations générées automatiquement sur votre utilisation de ce dernier sont collectées et traitées. L’optimisation du service comprend notamment des ajustements techniques, par exemple pour assurer l’affichage adéquat des pages et la sécurité du site Web.

Les informations recueillies comprennent le type d’appareil (ordinateur, téléphone mobile, tablette) que vous utilisez, votre adresse IP (le numéro de votre appareil permettant la reconnaissance de celui-ci), le type de navigateur, le système d’exploitation que vous utilisez, les pages que vous visitez sur notre site Web et les articles que vous consultez. Nous conservons également le nom d’hôte associé à l’adresse IP, les détails de la session de connexion et les valeurs sélectionnées.

3. À quelles fins et sur la base de quels fondements juridiques vos données à caractère personnel sont-elles utilisées ?

Vos données à caractère personnel seront utilisées aux fins suivantes et sur la base des fondements juridiques suivants :

• L’utilisation est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie :
  • Permettre l’utilisation du site Web ;
  • Vous facturer l’utilisation de nos produits et services ;
  • Mettre les produits et services à votre disposition.
• Le traitement est nécessaire à la protection de nos intérêts légitimes, qui l’emporte sur votre droit à la vie privée :
  • Pour vous envoyer des informations sur nos propres produits et services similaires et pour répondre à vos questions et/ou plaintes ;
  • Pour créer des données statistiques anonymes ;
  • Pour sécuriser, adapter et améliorer le site Web.
• Vous avez consenti à l’utilisation ou au traitement des données à caractère personnel. Ils sont nécessaires pour se conformer à une obligation légale qui nous incombe, telle que :
  • Communiquer des informations vous concernant à des tiers si vous nous en avez donné l’autorisation ou sur la base de la législation et/ou de la réglementation.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement ou le modifier en adressant un courriel à privacy@academicsoftware.be.

4. Transfert de données à caractère personnel à des tiers

Si vous nous fournissez des données à caractère personnel en relation avec nos produits et services, celles-ci ne seront partagées avec des tiers qu’à notre demande et pour notre compte (ou pour atteindre nos objectifs), ou pour fournir votre produit ou rendre votre service opérationnel. Par exemple, votre nom et votre adresse peuvent être partagés avec un fournisseur pour vous faire parvenir les produits, et votre nom, votre adresse, votre adresse électronique et les renseignements sur votre école peuvent être partagés avec le fournisseur du logiciel pour lui permettre de confirmer que vous avez effectivement droit au logiciel. Ces fournisseurs nous ont confirmé que ces données à caractère personnel ne seraient utilisées que pour l’exécution strictement nécessaire du contrat et ne seraient pas utilisées à des fins marketing. Ces fournisseurs nous ont confirmé qu’ils respectent le règlement général sur la protection des données et qu’ils n’utiliseront pas les données à d’autres fins.

Nous pouvons communiquer vos données à des tiers dans la mesure où vous y avez expressément consenti à l’égard d’un tiers particulier et que cette démarche est nécessaire dans le cadre de votre utilisation de nos services et/ou dans la mesure où ces données ne peuvent pas être remontées jusqu’à vous personnellement (par exemple des informations générées automatiquement, en dehors de votre adresse IP).

Cette démarche nous permet de faire appel à des tiers pour externaliser des travaux. Ces tiers ne traitent vos données à caractère personnel qu’à notre demande et pour notre compte (ou pour atteindre nos objectifs). Lorsqu’un traitement en notre nom est effectué par un tiers, nous recourons exclusivement à des sous-traitants qui offrent des garanties suffisantes quant à l’application de mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la protection de vos droits. Dans certains cas fortuits, l’information peut être partagée sur le plan interne lorsque ce partage possède une incidence positive sur le service au client. Nos collaborateurs sont tenus de respecter la confidentialité de vos données à caractère personnel.

Enfin, nous pouvons communiquer vos données à caractère personnel à des tiers si nous y sommes contraints par la loi et/ou la réglementation, à la suite d’une action en justice et/ou dans le cas où nous le jugerions nécessaire pour protéger nos propres droits.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront conservées avec soin pour une durée n’excédant pas celle nécessaire à l’objectif pour lequel elles ont été obtenues. La durée de conservation maximale est de 5 ans après la fin du contrat ou après le dernier traitement des données à caractère personnel. À moins que nous ne soyons contraints par la loi de conserver vos données pendant une période plus longue, nous appliquons la période de conservation légale de 7 à 10 ans.

6. De quelle manière vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?

Nous avons pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte ou contre toute forme de traitement illicite. Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel soient stockées dans un environnement suffisamment protégé et à ce que seules les personnes nécessaires aient accès à vos données à caractère personnel. Vos données à caractère personnel seront ainsi stockées sur nos propres serveurs sécurisés ou sur ceux d’un tiers.

Pour de plus amples informations sur la façon dont nous organisons cette sécurité, veuillez contacter privacy@academicsoftware.be.

7. Cookies

Nous pouvons utiliser des cookies via ce site Web. Des informations sous la forme d’un fichier texte sont ainsi sauvegardées sur le disque dur de votre appareil. Les cookies sont utilisés pour présenter le site Web d’une manière conviviale ou pour obtenir des informations sur la qualité ou l’efficacité du site Web. Pour de plus amples informations, consultez la politique en matière de cookies www.signpost.eu/cookiepolicy.

8. Vos droits

Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel vous concernant:

• Consultation et rectification: vous disposez d’un droit de consultation de vos données à caractère personnel. Si nous reconnaissons que nous sommes obligés de communiquer vos données à caractère personnel, nous vous les communiquerons gratuitement. Avant de transférer vos données à caractère personnel, nous pouvons vous demander une preuve d’identité et suffisamment de renseignements sur vos interactions avec nous pour nous permettre la récupération de vos données à caractère personnel. Si les informations que nous détenons à votre sujet sont inexactes, vous pouvez nous demander de corriger toute erreur dans les données à caractère personnel.
• Opposition au traitement: vous avez le droit de vous opposer au traitement (automatisé) de vos données à caractère personnel par nos soins si nous n’avons plus le droit de les utiliser, d’exiger que nous supprimions vos données si nous les conservons trop longtemps ou d’exiger que, dans certaines circonstances, le traitement soit limité. En particulier, vous avez le droit de vous opposer gratuitement et sans justification au marketing direct (par exemple par courriel).
• Droit de limiter le traitement: vous avez le droit de demander une limitation du traitement de vos données à caractère personnel (par exemple lorsque l’exactitude de vos données à caractère personnel est vérifiée).
• Droit de suppression: vous avez le droit de supprimer les données vous concernant (sauf dans certains cas, par exemple pour prouver une transaction ou lorsque la loi l’exige).
• Droit à la portabilité des données: sous certaines conditions, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies dans un format habituel, structuré et lisible par machine et de transférer vos données à caractère personnel à un tiers de votre choix.
• Droit de révoquer votre consentement: si vos données à caractère personnel sont traitées sur la base de votre consentement, vous pouvez révoquer celui-ci à tout moment.

Les droits précités ne peuvent être exercés que d’une manière raisonnable et conformément à la législation en vigueur. Si vous souhaitez exercer ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les informations ci-dessous. En principe, vous pouvez exercer ces droits gratuitement.

Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans un délai de quatre (4) semaines.

9. Cette politique de confidentialité peut-elle être modifiée ?

Cette politique de confidentialité peut être modifiée. Les changements seront annoncés sur ce site Web, en indiquant la date du dernier changement. Nous vous conseillons par conséquent de consulter régulièrement cette déclaration de confidentialité.

10. Questions et feed-back

Nous vérifions régulièrement si nous respectons cette politique de confidentialité. Si vous avez des questions au sujet de cette politique de confidentialité, veuillez nous contacter par courriel adressé à privacy@academicsoftware.be ou par courrier.

11. Où pouvez-vous vous adresser en cas de plainte ?

Si vous avez un problème concernant l’utilisation de vos données à caractère personnel et que vous ne parvenez pas à le résoudre avec nous, vous pouvez également le soumettre à klachten@academicsoftware.be.

Vous avez également le droit de porter plainte à tout moment auprès de l’Autorité de protection des données :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Courriel : contact@apd-gba.be