PRIVACYVERKLARING SIGNPOST GROEP

Via huidige privacyverklaring wil de Signpost Groep (hierna ”Signpost”, de “Signpost Groep” of “wij”) transparant communiceren over de manier waarop uw persoonsgegevens door ons worden verzameld en gebruikt. U leest in deze privacyverklaring onder meer waarom we uw persoonsgegevens verwerken en hoe we hier mee omgaan. Verder vindt u informatie over de procedures die we toepassen om uw recht op privacy te garanderen en hoe u uw rechten met betrekking tot uw gegevens kan uitoefenen.

Wij zetten ons in om uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid te beschermen en alleen op een eerlijke en rechtmatige manier te verwerken, in overeenstemming met de bepalingen van de GDPR[1], met inbegrip van alle huidige nationale of internationale wet- of regelgeving ter uitvoering of toekomstige wet- of regelgeving ter vervanging van de GDPR (hierna samen aangeduid als "Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving").

Wanneer uw persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt door een entiteit van de Signpost Groep, handelt zij in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. Wij zijn ons ervan bewust dat u vertrouwen in ons stelt en wij zullen te allen tijde de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving naleven. Elke entiteit van de Signpost Groep zal daarbij steeds met de grootst mogelijke zorgvuldigheid omgaan met uw persoonsgegevens.

De Signpost Groep omvat verschillende entiteiten die, naargelang het geval, zullen optreden als verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Huidige privacyverklaring geldt voor elk van deze entiteiten.

De Signpost Groep gebruikt volgende websites: signpost.eu, signpost.be, signpost.nl, academicshop.eu, academicsoftware.eu, academicsoftware.com, fourcast.be, signpostacademy.eu, www.campuspdi.com, www.icono.net/es/inicio, www.signposteducation.co.uk, www.ilonait.fi and www.studentenlaptop.be, www.asknet.com, www.asknet-solutions.com, www.studyhouse.de/.ch, academiccenter.de/ch, www.fourcastacademy.be.

Indien u ons, om welke reden dan ook, bepaalde persoonsgegevens niet verstrekt, is het mogelijke gevolg daarvan dat wij onze producten niet kunnen aanbieden of onze diensten niet (optimaal) kunnen leveren. Wij berichten u hiervan indien dit het geval zou zijn.

Deze privacyverklaring heeft enkel betrekking op (persoons)gegevens die door ons worden verwerkt. Wij accepteren in zoverre wettelijk geoorloofd geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) diensten en/of websites van derden.

Signpost behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen. Voor de meest recente versie van onze privacyverklaring, gelieve onze websites te consulteren.

Persoonsgegevens kunnen worden gedefinieerd als alle informatie waarmee een natuurlijke persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd. U kunt uw persoonsgegevens aan ons verstrekken in het kader van de volgende activiteiten, voor de overeenkomstige doeleinden en op basis van de vermelde rechtsgrondslag:

De door ons verzamelde persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan andere entiteiten binnen de Signpost Groep. Deze entiteiten zijn opgesomd in de inleiding van deze privacyverklaring. De doorgifte gebeurt in het kader van de uitvoering van een overeenkomst of op basis van de gerechtvaardigde belangen van de Signpost Groep, zoals het verbeteren en vereenvoudigen van ICT-diensten, statistieken of analyses. Deze doorgifte komt de dienstverlening aan u ten goede. Daarnaast kunnen persoonsgegevens tussen de verschillende filialen van de Signpost Groep worden gedeeld indien een dergelijke overdracht noodzakelijk is voor het leveren van onze producten of diensten, in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel zoals vermeld in de bovenstaande tabel. In alle andere gevallen vragen wij hiervoor uw voorafgaandelijke, uitdrukkelijke toestemming 

Uw persoonsgegevens worden enkel gedeeld met derden in de volgende specifieke gevallen:

• Dienstverleners en onderaannemers: persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met externe dienstverleners aan wie wij bepaalde verwerkingsactiviteiten hebben uitbesteed. Zo kunnen bijvoorbeeld uw naam en adresgegevens gedeeld worden met een leverancier om bestelde producten naar u toe te sturen en doen wij beroep op dienstverleners die instaan voor het beheren van de websites. Verder kunnen bijvoorbeeld uw naam, adresgegevens, e-mailadres en gegevens betreffende uw school gedeeld worden met een softwareleverancier opdat deze kan valideren dat u effectief recht heeft op deze software. Deze partijen mogen uw persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met onze instructies en enkel voor het uitvoeren van de overeengekomen diensten. Indien vereist, wordt er een verwerkersovereenkomst afgesloten, waardoor zij verplicht zijn te voldoen aan de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.
• Wettelijke verplichtingen: wij kunnen uw persoonsgegevens aan derden verstrekken indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op basis van wet- of regelgeving, in het kader van een rechtszaak, of indien wij dit noodzakelijk achten ter bescherming van onze eigen rechten.

De Signpost Groep ziet erop toe dat deze derden op elk ogenblik dezelfde standaarden en wet- en regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens respecteren.

2.3. Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Uw gegevens worden in beginsel binnen de grenzen van de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Voor zover gegevens functioneel worden gedeeld met verbonden entiteiten van de Signpost Groep of met verwerkingspartners buiten de EER, zoals Signpost Education LTD (Verenigd Koninkrijk) of onze Noord-Macedonische partner, vindt opslag en verwerking uitsluitend plaats in systemen binnen de EER, hetzij in de cloud, hetzij on-premises in Lokeren. 

Indien in de toekomst persoonsgegevens daadwerkelijk worden doorgegeven aan derde landen buiten de EER, neemt de Signpost Groep passende waarborgen ter bescherming van uw gegevens. Signpost baseert de doorgifte naar derde landen, waar mogelijk, op een adequaatheidsbesluit dat is vastgesteld door de Europese Commissie. Indien de Europese Commissie voor een derde land geen adequaatheidsbesluit heeft vastgesteld, neemt Signpost passende waarborgen door de doorgifte te baseren op en te voldoen aan door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen.

3. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Hoelang wij uw persoonsgegevens bewaren, is dan ook steeds afhankelijk van het specifieke doeleinde waarvoor ze zijn verzameld. Indien wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een uitvoering van een overeenkomst hanteren wij in principe een maximale bewaartermijn van 5 jaar na de beëindiging van de overeenkomst in kwestie. Wij hanteren langere bewaartermijnen wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn (zoals wij onder de fiscale regelgeving verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens gedurende een termijn van 7 jaar te bewaren).

Persoonsgegevens die we verzamelen op basis van uw toestemming worden door ons bewaard zolang uw toestemming geldig blijft.

In alle gevallen kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard als daar een wettelijke of reglementaire reden voor is, of korter als u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er niet langer een legitieme reden is om ze te bewaren. Wij garanderen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd of geanonimiseerd zodra de bewaartermijn is verstreken.

4. Op welke wijze worden uw persoonsgegevens beschermd?

De Signpost Groep treft passende technische en organisatorische maatregen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of niet-toegestane verwerking en tegen toevallig verlies of schade aan de integriteit ervan. Deze maatregelen zijn genomen, rekening houdend met onze IT-infrastructuur, de potentiële impact op uw privacy, de daaraan verbonden kosten en overeenkomstig de huidige industriële standaarden en praktijken.

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens in een voldoende afgeschermde omgeving worden bewaard en dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Zo worden uw persoonsgegevens opgeslagen op onze eigen beveiligde servers of die van een derde partij en dit telkens binnen de EER, hetzij in de cloud, hetzij on-premises in Lokeren.

5. Cookies

De websites van de Signpost Groep maken gebruik van cookies. Hiermee wordt informatie in de vorm van een tekstbestand op de harde schijf van uw apparaat opgeslagen. Cookies worden gebruikt om de website op een gebruiksvriendelijke manier te leveren of om informatie te verkrijgen over de kwaliteit of effectiviteit van de website. Voor meer informatie over ons gebruik van cookies, kunt u ons cookiebeleid raadplegen, beschikbaar via deze link.

6. Artificiële intelligentie (AI)

Wanneer u onze AI-tool, MILA, gebruikt, kunnen uw persoonsgegevens door dit AI-systeem verwerkt worden. De persoonsgegevens die u aan MILA ter beschikking stelt, worden evenwel niet gebruikt om het AI-systeem verder te trainen of te verbeteren. De Signpost Groep neemt ook in dit verband de passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

MILA biedt toegang tot verschillende onderliggende Large Language Models (LLM’s), die beheerd kunnen worden door derde partijen. Deze LLM’s kunnen zelfstandig persoonsgegevens verwerken afhankelijk van de ingevoerde prompts. De Signpost Groep heeft geen controle over de werking van deze externe modellen en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor de verwerking die plaatsvindt buiten haar verantwoordelijkheid.

Gebruikers worden erop gewezen dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de inhoud van de prompts die zij invoeren. Het is verboden om via de AI-tool persoonsgegevens van derden te delen zonder toestemming, of om prompts in te voeren die onwettige, discriminerende, haatdragende of anderszins ongepaste inhoud bevatten. Denk hierbij onder meer aan racistische, homofobe of gewelddadige uitingen, alsook aan informatie met betrekking tot kindermisbruik, georganiseerde misdaad, drugshandel of mensenhandel.

Wij raden gebruikers aan de van toepassing zijnde gebruikersvoorwaarden en gedragsregels (clean prompting policy) zorgvuldig te lezen en na te leven alvorens de AI-tool te gebruiken.

7. Uw rechten

Behoudens de voorwaarden en beperkingen van de Toepasselijke Gegevensbeschermingswetgeving, kunt u de volgende rechten als betrokkene uitoefenen:

• Inzage en rectificatie: u heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens. Voordat wij uw persoonsgegevens kunnen verstrekken, vragen wij u mogelijks om een bewijs van identificatie en voldoende informatie over uw interacties met ons voor te leggen, zodat wij uw persoonsgegevens kunnen terugvinden en uw identiteit kunnen garanderen. Indien de persoonsgegevens die wij over u bewaren onjuist zijn, kan u ons vragen alle onjuistheden in de persoonsgegevens te corrigeren.
• Bezwaar tegen verwerking: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons als wij niet langer het recht hebben deze te gebruiken, te eisen dat wij uw gegevens verwijderen als wij deze te lang bewaren, of te eisen dat, in bepaalde omstandigheden, de verwerking aan restricties wordt onderworpen. U heeft in het bijzonder het recht om kosteloos en zonder enige verantwoording bezwaar te maken tegen direct marketing (bv. e-mails).
• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om een beperking te vragen van de verwerking van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld terwijl de juistheid van uw persoonsgegevens wordt gecontroleerd. 
• Recht op verwijdering: u heeft het recht om al uw persoonsgegevens te laten verwijderen, behalve in sommige gevallen, bijvoorbeeld om een transactie te bewijzen of bij een wettelijke vereiste.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, te ontvangen in een gebruikelijk, gestructureerd, machineleesbaar formaat en om uw persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar keuze.
• Recht op intrekking van toestemming: wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming te allen tijde weer intrekken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

Bovenstaande rechten kunnen slechts worden uitgeoefend op redelijke wijze in overeenstemming met het toepasselijk recht. Wanneer u deze rechten wenst uit te oefenen, gelieve dan contact met ons op te nemen via: privacy@signpost.eu.

U kan deze rechten in principe kosteloos uitoefenen, behoudens in geval van buitensporige verzoeken, manifest ongegronde verzoeken of veelvuldig herhaalde verzoeken waarbij wij een redelijke administratieve kost kunnen aanrekenen.

Wij reageren binnen één (1) maand na ontvangst op uw verzoek. Bij complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn verlengd worden met nogmaals twee (2) maanden. Wij brengen u in ieder geval binnen één (1) maand op de hoogte in geval van een verlenging.

8. Vragen, klachten en feedback 

Wij streven ernaar deze privacyverklaring strikt na te leven. Als u een klacht, vraag of een probleem heeft met betrekking tot deze privacyverklaring of de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, kunt u contact met ons opnemen via privacy@signpost.eu, of ons een brief sturen naar Bouwstraat 14 Y1, 9160 Lokeren (België) t.a.v. onze privacyverantwoordelijke. Indien u niet in België woonachtig bent, kan u uw vraag, klacht of feedback ook versturen naar de zetel van de entiteit van de Signpost Groep die in dit kader optrad als verwerkingsverantwoordelijke (de adressen van alle verbonden entiteiten staan opgelijst in het overzicht van de entiteiten achteraan deze privacyverklaring).

U heeft ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Dit kan in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, waar u werkt of waar de beweerde inbreuk heeft plaatsgevonden. Hieronder vindt u een overzicht van de contactgegevens van de toezichthoudende autoriteiten in de landen waar de Signpost Groep actief is. 

[1] Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).