Niniejsza polityka prywatności ma na celu przejrzyste poinformowanie o tym, w jaki sposób Grupa Signpost (dalej „Signpost”, „Grupa Signpost” lub „my”) gromadzi i wykorzystuje Państwa dane osobowe. W dokumencie wyjaśniamy m.in. dlaczego przetwarzamy dane osobowe i jak z nimi postępujemy. Zawiera on także informacje o procedurach, które stosujemy w celu zagwarantowania Państwu prawa do prywatności oraz o tym, jak mogą Państwo wykonywać swoje prawa w odniesieniu do swoich danych.

Dokładamy najwyższej staranności, aby chronić Państwa dane osobowe i przetwarzać je wyłącznie w sposób rzetelny i zgodny z prawem, zgodnie z postanowieniami RODO[1], w tym wszelkimi obowiązującymi krajowymi lub międzynarodowymi przepisami, które je wdrażają lub przepisami, które je zastąpią w przyszłości (łącznie „Obowiązujące przepisy o ochronie danych”).

Gdy Państwa dane osobowe są zbierane i wykorzystywane przez podmiot z Grupy Signpost, podmiot ten działa jako administrator. Mamy świadomość zaufania, jakim nas Państwo darzą, i zawsze przestrzegamy Obowiązujących przepisów o ochronie danych. Każdy podmiot Grupy Signpost postępuje z Państwa danymi osobowymi z najwyższą starannością.

Grupa Signpost obejmuje różne podmioty, które – w zależności od przypadku – będą pełnić funkcję administratora Państwa danych osobowych. Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie do każdego z tych podmiotów.

Grupa Signpost korzysta z następujących serwisów internetowych: signpost.eu, signpost.be, signpost.nl, academicshop.eu, academicsoftware.eu, academicsoftware.com, fourcast.be, signpostacademy.eu, www.campuspdi.com, www.icono.net/es/inicio, www.signposteducation.co.uk, www.ilonait.fi, www.studentenlaptop.be, www.asknet.com, www.asknet-solutions.com, www.studyhouse.de/.ch, academiccenter.de/ch, www.fourcastacademy.be.

Jeśli z jakiegokolwiek powodu nie przekażą nam Państwo określonych danych osobowych, może to skutkować brakiem możliwości oferowania naszych produktów lub (optymalnego) świadczenia usług. W takiej sytuacji poinformujemy Państwa o tym.

Niniejsza polityka prywatności dotyczy wyłącznie danych (w tym danych osobowych) przetwarzanych przez nas. W zakresie dozwolonym przez prawo nie ponosimy żadnej odpowiedzialności za działanie i/lub treści usług lub stron internetowych osób trzecich.

Signpost zastrzega sobie prawo do okresowego zmieniania niniejszej polityki prywatności. Najnowszą wersję polityki można znaleźć na naszych stronach internetowych.

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Mogą Państwo przekazywać nam swoje dane osobowe w ramach następujących czynności, zgodnie z odpowiadającymi im celami i na wskazanej podstawie prawnej:

Zgromadzone przez nas dane osobowe mogą być przekazywane innym podmiotom w ramach Grupy Signpost. Podmioty te zostały wymienione we wstępie niniejszej polityki. Przekazywanie następuje w związku z wykonaniem umowy lub na podstawie uzasadnionych interesów Grupy Signpost, takich jak usprawnianie i upraszczanie usług IT, statystyka czy analizy. Ma to na celu poprawę świadczonych Państwu usług. Ponadto dane osobowe mogą być udostępniane pomiędzy różnymi oddziałami Grupy Signpost, jeżeli jest to niezbędne dla dostarczenia naszych produktów lub usług, zgodnie z wcześniej określonym celem wskazanym w powyższej tabeli. We wszystkich innych przypadkach uzyskamy Państwa uprzednią, wyraźną zgodę. 

Państwa dane osobowe będą udostępniane podmiotom trzecim wyłącznie w następujących przypadkach:

• Dostawcy usług i podwykonawcy - dane osobowe mogą być udostępniane zewnętrznym dostawcom usług, którym powierzyliśmy określone czynności związane z przetwarzaniem. Przykładowo, Państwa imię i nazwisko oraz adres mogą zostać przekazane dostawcy w celu wysyłki zamówionych produktów; korzystamy też z usługodawców zarządzających naszymi stronami internetowymi. Ponadto Państwa imię i nazwisko, dane adresowe, adres e-mail oraz informacje dotyczące szkoły mogą być przekazane dostawcy oprogramowania, aby zweryfikował przysługujące Państwu uprawnienie do danego oprogramowania. Podmioty te mogą przetwarzać dane osobowe wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i tylko w celu wykonania uzgodnionych usług. Gdy będzie to wymagane, zawieramy umowę powierzenia przetwarzania, która zobowiązuje je do przestrzegania Obowiązujących przepisów o ochronie danych.
  
• Obowiązki prawne - możemy przekazać Państwa dane osobowe podmiotom trzecim, jeżeli jesteśmy do tego prawnie zobowiązani, na przykład na podstawie przepisów prawa, w związku z postępowaniem sądowym lub gdy uznamy to za konieczne dla ochrony naszych praw.

Grupa Signpost zapewni, by wspomniane podmioty trzecie przez cały czas przestrzegały tych samych standardów oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

2.3. Międzynarodowe przekazywanie danych osobowych

Co do zasady Państwa dane są przetwarzane w granicach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W zakresie, w jakim dane są funkcjonalnie udostępniane powiązanym podmiotom Grupy Signpost lub podmiotom przetwarzającym poza EOG – takim jak Signpost Education LTD (Zjednoczone Królestwo) lub nasz partner w Macedonii Północnej – przechowywanie i przetwarzanie odbywa się wyłącznie w systemach zlokalizowanych w EOG, w chmurze lub w infrastrukturze lokalnej w Lokeren.

Jeżeli w przyszłości dane osobowe będą faktycznie przekazywane do państw trzecich poza EOG, Grupa Signpost zastosuje odpowiednie zabezpieczenia w celu ochrony Państwa danych. W miarę możliwości podstawą przekazania będzie decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony przyjęta przez Komisję Europejską. Jeżeli dla danego państwa trzeciego nie przyjęto takiej decyzji, Signpost wdroży odpowiednie zabezpieczenia, opierając przekazanie na standardowych klauzulach umownych przyjętych przez Komisję Europejską i przestrzegając ich.

3. Jak długo przechowujemy dane osobowe ?

Państwa dane osobowe są przechowywane z należytą starannością i nie dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane. Okres przechowywania zależy zawsze od konkretnego celu. Jeżeli przetwarzamy dane na potrzeby wykonania umowy, co do zasady stosujemy maksymalny okres przechowywania wynoszący pięć (5) lat od zakończenia danej umowy. Dłuższe okresy stosujemy, gdy wymaga tego prawo (np. przepisy podatkowe zobowiązują nas do przechowywania niektórych danych przez siedem (7) lat).

Dane osobowe gromadzone na podstawie Państwa zgody przechowujemy tak długo, jak długo zgoda pozostaje ważna.

We wszystkich przypadkach dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli istnieje ku temu podstawa prawna lub regulacyjna, bądź krócej – jeśli wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania i nie będzie już istnieć uzasadniona podstawa do ich dalszego przechowywania. Gwarantujemy, że po upływie okresu przechowywania dane zostaną usunięte lub zanonimizowane.

4. W jaki sposób chronimy dane osobowe ?

Grupa Signpost stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed bezprawnym lub nieuprawnionym przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą lub naruszeniem integralności. Środki te są dobierane z uwzględnieniem naszej infrastruktury IT, potencjalnego wpływu na Państwa prywatność, kosztów oraz zgodnie z aktualnymi standardami i praktykami branżowymi.

Zapewniamy, by Państwa dane osobowe były przechowywane w odpowiednio zabezpieczonym środowisku i dostęp do nich miały wyłącznie niezbędne osoby. Dane przechowujemy na naszych zabezpieczonych serwerach lub na serwerach stron trzecich – w każdym przypadku w EOG – w chmurze lub w infrastrukturze lokalnej w Lokeren 

5. Pliki cookies

Strony internetowe Grupy Signpost wykorzystują pliki cookie. Są to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na twardym dysku Państwa urządzenia. Pliki cookie służą do zapewnienia przyjaznego korzystania ze strony lub do pozyskiwania informacji o jakości bądź skuteczności strony. Więcej informacji na temat naszego wykorzystania plików cookie znajduje się w naszej polityce dotyczącej plików cookie, dostępnej za pośrednictwem tego linku.

6. Sztuczna inteligencja (AI)

Gdy korzystają Państwo z naszego narzędzia AI MILA, Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane przez ten system sztucznej inteligencji. Dane przekazywane do MILA nie są wykorzystywane do dalszego szkolenia ani ulepszania systemu AI. Grupa Signpost podejmuje również odpowiednie środki w celu zapewnienia poufności i bezpieczeństwa Państwa danych.

MILA zapewnia dostęp do różnych bazowych dużych modeli językowych (LLM), które mogą być administrowane przez podmioty trzecie. Modele te mogą samodzielnie przetwarzać dane osobowe w zależności od wprowadzanych promptów. Grupa Signpost nie ma kontroli nad działaniem tych zewnętrznych modeli i nie ponosi odpowiedzialności za przetwarzanie odbywające się poza jej odpowiedzialnością.

Użytkownicy są odpowiedzialni za treść wprowadzanych promptów. Zabrania się udostępniania za pomocą narzędzia AI danych osobowych osób trzecich bez ich zgody ani wprowadzania promptów zawierających treści niezgodne z prawem, dyskryminujące, szerzące nienawiść lub w inny sposób niestosowne. Obejmuje to w szczególności wypowiedzi rasistowskie, homofobiczne lub przemocowe, a także informacje dotyczące wykorzystywania dzieci, przestępczości zorganizowanej, handlu narkotykami i handlu ludźmi.

Zalecamy, aby przed skorzystaniem z narzędzia AI uważnie zapoznać się z obowiązującym regulaminem i kodeksem postępowania (polityką właściwego korzystania).

7. Państwa prawa

Z zastrzeżeniem warunków i ograniczeń wynikających z Obowiązujących przepisów o ochronie danych, będąc osobą, której dane dotyczą, mogą Państwo wykonywać następujące prawa:

• Prawo dostępu i sprostowania - mają Państwo prawo dostępu do swoich danych osobowych. Zanim udzielimy dostępu, możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości oraz o podanie informacji o interakcjach z nami, aby odnaleźć dane i zweryfikować Państwa tożsamość. Jeżeli dane, które przechowujemy, są nieprawidłowe, mogą Państwo zażądać ich sprostowania.
• Prawo sprzeciwu - mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych, jeżeli nie mamy już prawa do ich przetwarzania; mogą Państwo żądać usunięcia danych, jeżeli przechowujemy je zbyt długo, albo żądać ograniczenia przetwarzania w określonych okolicznościach. W szczególności mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego (np. e-maili), bezpłatnie i bez konieczności podawania uzasadnienia.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - mają Państwo prawo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, na przykład na czas weryfikacji ich prawidłowości.
• Prawo do usunięcia danych - mają Państwo prawo zażądać usunięcia wszystkich swoich danych osobowych, z wyjątkiem niektórych przypadków, np. gdy wymagane jest zachowanie danych w celu wykazania transakcji lub gdy wymaga tego prawo.
• Prawo do przenoszenia danych - pod określonymi warunkami mają Państwo prawo otrzymać przekazane nam dane osobowe w powszechnie używanym, ustrukturyzowanym formacie możliwym do odczytu maszynowego, a także prawo by przekazać te dane dowolnemu podmiotowi trzeciemu.
• Prawo do wycofania zgody - jeżeli dane są przetwarzane na podstawie Państwa zgody, mogą ją Państwo w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Powyższe prawa mogą być wykonywane wyłącznie w rozsądny sposób i zgodnie z prawem. Jeżeli chcą Państwo skorzystać z tych praw, prosimy o kontakt pod adres e-mail: privacy@signpost.eu.

Korzystanie z tych praw jest co do zasady bezpłatne, z wyjątkiem przypadków żądań nadmiernych, w sposób oczywisty bezzasadnych lub powtarzających się, kiedy to możemy pobrać rozsądną opłatę administracyjną.

Na Państwa wniosek odpowiadamy w terminie jednego (1) miesiąca od jego otrzymania. W przypadku wniosków złożonych w dużej liczbie lub skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa (2) miesiące. O przedłużeniu zawsze poinformujemy Państwa w ciągu jednego (1) miesiąca.

8. Pytania, skargi i opinie

Dokładamy starań, aby ściśle przestrzegać niniejszej polityki prywatności. Jeżeli mają Państwo skargę, pytanie lub uwagę dotyczącą tej polityki lub sposobu przetwarzania przez nas danych osobowych, prosimy o kontakt pod adres e-mail privacy@signpost.eu lub listownie, na adres: Bouwstraat 14 Y1, 9160 Lokeren (Belgia), z dopiskiem do naszego inspektora ochrony danych. Jeżeli nie mieszkają Państwo w Belgii, mogą Państwo skierować skargę, pytanie lub opinię do siedziby podmiotu z Grupy Signpost, który w danym przypadku pełnił funkcję administratora danych (adresy wszystkich powiązanych podmiotów znajdują się w wykazie zamieszczonym na początku niniejszej polityki).

Mają Państwo również prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzoru w państwie swojego zwykłego pobytu, pracy lub w miejscu domniemanego naruszenia. Poniżej znajduje się lista danych kontaktowych organów nadzoru w państwach, w których działa Grupa Signpost.

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).