AVISO DE PRIVACIDAD DEL GRUPO SIGNPOST

Mediante la presente política de privacidad, el Grupo Signpost (en lo sucesivo, “Signpost”, el “Grupo Signpost” o “nosotros”) desea comunicar de manera transparente cómo recopilamos y utilizamos sus datos personales. Este documento explica, entre otras cuestiones, por qué tratamos sus datos personales y cómo los tratamos. Asimismo, contiene información sobre los procedimientos aplicados para garantizar su derecho a la privacidad y la manera en que puede ejercerlos.

Nos comprometemos a proteger sus datos personales con el mayor grado de diligencia y a tratarlos únicamente de forma justa y lícita, de conformidad con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y toda legislación nacional o internacional aplicable en materia de protección de datos, así como cualquier normativa futura que la sustituya (en lo sucesivo, mencionada como “Normativa aplicable en materia de protección de datos”).

Cuando una entidad del Grupo Signpost recopila y utiliza sus datos personales, actúa en calidad de responsable del tratamiento de dichos datos. Reconocemos la confianza que deposita en nosotros y cumplimos en todo momento la Normativa aplicable en materia de protección de datos. Cada entidad del Grupo Signpost trata sus datos personales con el máximo cuidado.

El Grupo Signpost comprende varias entidades que, según el caso, actuarán como responsables del tratamiento de sus datos personales. La presente política de privacidad se aplica a todas estas entidades.

El Grupo Signpost utiliza los siguientes sitios web: signpost.eu, signpost.be, signpost.nl, academicshop.eu, academicsoftware.eu, academicsoftware.com, fourcast.be, signpostacademy.eu, www.campuspdi.com, www.icono.net/es/inicio, www.signposteducation.co.uk, www.ilonait.fi y www.studentenlaptop.be, www.asknet.com, www.asknet-solutions.com, www.studyhouse.de/.ch, academiccenter.de/ch, www.fourcastacademy.be.

Si por cualquier motivo no nos facilita determinados datos personales, es posible que no podamos ofrecerle nuestros productos o prestar nuestros servicios (o, al menos, no de manera óptima). En caso de que esto ocurra, se lo comunicaremos.

La presente política de privacidad se aplica únicamente a los datos (personales) tratados por el Grupo Singpost. No asumimos responsabilidades, en la medida permitida por la ley, por el funcionamiento o contenido de servicios y/o sitios web de terceros.

Signpost se reserva el derecho de modificar periódicamente la presente política de privacidad. Para la versión más reciente, consulte nuestros sitios web.

Se entiende por datos personales cualquier información que permita identificar directa o indirectamente a una persona física. Puede facilitarnos sus datos personales en el marco de las siguientes actividades —para los fines correspondientes y en base a la fundamentación jurídica indicada—:

2.1.  Comunicación de datos personales

Los datos personales que recopilamos pueden se compartidos con otras entidades del Grupo Signpost. Estas entidades figuran en la introducción de esta política. La comunicación se realiza en el marco de la ejecución de un contrato o sobre la base del interés legítimo del Grupo Signpost, como la mejora y simplificación de los servicios TIC, estadísticas o análisis, con el fin de mejorar los servicios prestados. Además, los datos personales pueden compartirse entre las distintas entidades del Grupo Signpost cuando sea necesario para la prestación de nuestros productos o servicios, de conformidad con la finalidad previamente determinada indicada en la tabla anterior. En todos los demás casos, recabaremos su consentimiento previo y explícito.

Sus datos personales solo se comparten con terceros en los siguientes casos específicos:

• Proveedores de servicios y subcontratistas: los datos personales pueden ser compartidos con proveedores externos a los que hayamos subcontratado determinadas actividades de tratamiento. Por ejemplo, su nombre y dirección pueden facilitarse a un proveedor para el envío de los productos solicitados; también utilizamos proveedores que gestionan nuestros sitios web. Asimismo, su nombre, datos de dirección, dirección de correo electrónico e información sobre su centro educativo pueden comunicarse a un proveedor de software para verificar su derecho a dicho software. Estas partes solo podrán tratar sus datos personales conforme a nuestras instrucciones y exclusivamente para la ejecución de los servicios acordados. Cuando sea necesario, suscribimos un contrato de encargo de tratamiento por el cual dichas partes están obligadas a cumplir la Normativa aplicable en materia de protección de datos.
• Obligaciones legales: podemos comunicar sus datos personales a terceros cuando exista una obligación jurídica, por ejemplo en virtud de la ley, en el marco de procedimientos judiciales o cuando lo consideremos necesario para proteger nuestros derechos.
  

El Grupo Signpost garantiza que estos terceros cumplan en todo momento los mismos estándares y la Normativa aplicable en materia de protección de datos.

2.3. Transferencias internacionales de datos personales

Sus datos se procesan, con carácter general, dentro del Espacio Económico Europeo (EEE). En la medida en que los datos se compartan funcionalmente con entidades vinculadas del Grupo Signpost o con encargados del tratamiento fuera del EEE —como Signpost Education LTD (Reino Unido) o nuestro socio de Macedonia del Norte—, el alojamiento y el tratamiento tienen lugar exclusivamente en sistemas ubicados en el EEE, ya sea en la nube o en nuestras propias instalaciones situadas en Lokeren.

En caso de que en el futuro los datos personales se transfirieran efectivamente a terceros países fuera del EEE, el Grupo Signpost aplicará garantías adecuadas para proteger sus datos. Siempre que sea posible, las transferencias se basarán en una decisión de adecuación adoptada por la Comisión Europea. Cuando no exista decisión de adecuación, Signpost aplicará mediante la utilización de las cláusulas contractuales tipo establecidas por la Comisión Europea 

3. ¿Durante cuánto tiempo conservamos sus datos personales?

Sus datos personales se conservan con diligencia y no durante más tiempo del necesario para los fines con los que fueron recopilados. El período de conservación depende, por tanto, del propósito específico del tratamiento. Cuando tratamos sus datos personales sobre la base de la ejecución de un contrato, aplicamos por lo general un período máximo de conservación de cinco (5) años desde la finalización del contrato correspondiente. Se aplican plazos más largos cuando así lo exige la ley (por ejemplo, la normativa fiscal nos obliga a conservar ciertos datos personales durante siete (7) años).

Los datos personales que recopilamos sobre la base de su consentimiento se conservan mientras dicho consentimiento siga vigente.

En todos los casos, los datos personales pueden conservarse durante más tiempo cuando exista una obligación legal o normativa, o durante menos tiempo si usted se opone al tratamiento y ya no exista una base legítima para conservarlos. Garantizamos que, una vez vencido el plazo de conservación, los datos se suprimirán o anonimizarán.

4.  ¿Cómo protegemos sus datos personales?

El Grupo Signpost adopta medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger sus datos personales frente a un tratamiento ilícito o no autorizado y frente a la pérdida accidental o los daños que puedan afectar a su integridad. Estas medidas se seleccionan teniendo en cuenta nuestra infraestructura informática, el posible impacto sobre su privacidad, los costes asociados y de conformidad con las normas y prácticas del sector.

Nos aseguramos de que sus datos personales se almacenen en un entorno suficientemente protegido y de que únicamente las personas estrictamente necesarias tengan acceso a ellos. Los datos se almacenan en nuestros servidores seguros o en servidores de terceros —en todo caso dentro del EEE—, en la nube o en instalaciones propias en Lokeren.

5. Cookies

 Los sitios web del Grupo Signpost utilizan cookies. Se trata de pequeños archivos de texto que se guardan en el disco duro de su dispositivo. Las cookies se utilizan para facilitar el uso del sitio web o para obtener información sobre la calidad o la eficacia del sitio web. Para más información sobre el uso que hacemos de las cookies, consulte nuestra política de cookies disponible a través del enlace correspondiente.

6. Inteligencia artificial (IA)

Cuando utiliza nuestra herramienta de IA, MILA, sus datos personales pueden ser tratados por dicho sistema de inteligencia artificial. No obstante, los datos personales enviados a MILA no se utilizan para el entrenamiento adicional ni para la mejora del sistema de IA. El Grupo Signpost adopta igualmente en este contexto las medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de sus datos personales.

MILA ofrece acceso a varios modelos subyacentes de lenguaje de gran tamaño (LLM) que pueden ser operados por terceros. Estos modelos pueden tratar datos personales de forma autónoma en función de los prompts introducidos. El Grupo Signpost no tiene control sobre el funcionamiento de dichos modelos externos y no se hace responsable de los tratamientos que se realicen fuera de su ámbito de responsabilidad.

Se recuerda a los usuarios que son responsables del contenido de los prompts que introduzcan. Está prohibido compartir datos personales de terceros sin su consentimiento, ni introducir prompts con contenido ilegal, discriminatorio, de odio o de cualquier otro modo inapropiado. Esto incluye, en particular, expresiones racistas, homófobas o violentas, así como información relativa a abuso infantil, crimen organizado, tráfico de drogas o trata de personas.

Recomendamos leer atentamente y respetar los términos de uso y el código de conducta aplicables (política de “clean prompting”) antes de utilizar la herramienta de inteligencia artificial.

7. Sus derechos

Con sujeción a las condiciones y limitaciones previstas en la Normativa aplicable en materia de protección de datos, como interesado puede ejercer los siguientes derechos:

• Derecho de acceso y rectificación: tiene derecho a acceder a sus datos personales. Antes de facilitarle el acceso, podremos pedirle que acredite su identidad y que nos proporcione información suficiente sobre sus interacciones con nosotros para localizar sus datos y verificar su identidad. Si los datos que conservamos son incorrectos, puede solicitar su rectificación.
• Derecho de oposición al tratamiento: tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales cuando ya no tengamos derecho a utilizarlos. Puede solicitar la eliminación de sus datos personales cuando los conservemos durante demasiado tiempo o solicitar la limitación del tratamiento en determinadas circunstancias. En particular, tiene derecho a oponerse de forma gratuita y sin necesidad de alegar motivo al marketing directo (p. ej., correos electrónicos).
• Derecho a la limitación del tratamiento: tiene derecho a solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales, por ejemplo, mientras se comprueba su exactitud.
• Derecho de supresión: tiene derecho a solicitar la supresión de todos sus datos personales, salvo en determinados casos, por ejemplo, cuando sea necesario conservarlos para acreditar una transacción o por obligación legal.
• Derecho a la portabilidad de los datos: bajo determinadas condiciones, tiene derecho a recibir los datos personales que nos haya facilitado en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, así como a transmitirlos a un tercero de su elección.
• Derecho a retirar el consentimiento: cuando el tratamiento de los datos personales se base en su consentimiento, podrá retirarlo en cualquier momento. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo.

Los derechos anteriores solo podrán ejercerse de forma razonable y de conformidad con la normativa aplicable. Para ejercer estos derechos, puede contactarnos a través de: privacy@signpost.eu.

El ejercicio de estos derechos es, en principio, gratuito, salvo en casos de solicitudes excesivas, manifiestamente infundadas o repetitivas, en cuyo caso podremos cobrar un coste administrativo razonable.

Nos comprometemos a responder a su solicitud en un plazo de un (1) mes desde la recepción de la misma. En caso de solicitudes complejas o numerosas, dicho plazo podrá ampliarse dos (2) meses adicionales. Le informaremos de la ampliación durante el primer mes.

8. Preguntas, reclamaciones y comentarios

Nos esforzamos por cumplir rigurosamente esta política de privacidad. Si tiene preguntas, quejas o alguna observación sobre esta política o sobre cómo tratamos sus datos personales, puede contactarnos a través de privacy@signpost.eu o por carta a la dirección: Bouwstraat 14 Y1, 9160 Lokeren (Bélgica), dirigiéndose a nuestro responsable de privacidad. Si no reside en Bélgica, puede presentar su reclamación, pregunta u observación en la sede social de la entidad del Grupo Signpost que actúe como responsable del tratamiento en su caso (las direcciones de todas las entidades vinculadas figuran en el resumen al inicio de esta política).

Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control competente —en el Estado miembro de su residencia habitual, de su lugar de trabajo o del lugar de la supuesta infracción—. A continuación figura un listado con los datos de contacto de las autoridades de control en los países en los que opera el Grupo Signpost.