DATENSCHUTZERKLÄRUNG DER SIGNPOST‑GRUPPE

Mit dieser Datenschutzerklärung informiert Sie die Signpost‑Gruppe (nachfolgend „Signpost“, „Signpost‑Gruppe“ oder „wir“) transparent darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verwenden. Diese Erklärung erläutert unter anderem, warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und wie wir mit diesen umgehen. Zudem beschreibt sie die Verfahren, mit denen wir Ihr Recht auf Privatsphäre wahren und wie Sie Ihre Rechte in Bezug auf Ihre Daten ausüben können.

Wir verpflichten uns, Ihre personenbezogenen Daten mit größtmöglicher Sorgfalt zu schützen und sie nur in fairer und rechtmäßiger Weise zu verarbeiten. Wir gehen im Einklang mit dem Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) sowie allen geltenden nationalen oder internationalen Vorschriften vor, die diese umsetzen oder künftig ersetzen (zusammen die „anwendbare Datenschutzgesetzgebung“).

Werden Ihre personenbezogenen Daten von einem Unternehmen der Signpost‑Gruppe erhoben und genutzt, handelt dieses als Datenverantwortlicher. Uns ist bewusst, dass Sie uns Ihr Vertrauen schenken, und wir halten die anwendbare Datenschutzgesetzgebung jederzeit ein. Jedes Unternehmen der Signpost‑Gruppe geht mit Ihren personenbezogenen Daten mit größter Sorgfalt um.

Zur Signpost‑Gruppe gehören mehrere Unternehmen, die je nach Fall als Datenverantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten handeln. Diese Datenschutzerklärung gilt für jedes dieser Unternehmen.

Die Signpost‑Gruppe verwendet folgende Websites: signpost.eu, signpost.be, signpost.nl, academicshop.eu, academicsoftware.eu, academicsoftware.com, fourcast.be, signpostacademy.eu., www.campuspdi.com, www.icono.net/es/inicio, www.signposteducation.co.uk, www.ilonait.fi und www.studentenlaptop.be, www.asknet.com, www.asknet-solutions.com, www.studyhouse.de/.ch, academiccenter.de/ch, www.fourcastacademy.be.

Wenn Sie uns bestimmte personenbezogene Daten aus irgendeinem Grund nicht bereitstellen, kann dies dazu führen, dass wir Ihnen unsere Produkte nicht anbieten oder Ihnen unsere Dienstleistungen (optimal) nicht erbringen können. In einem solchen Fall informieren wir Sie.

Diese Datenschutzerklärung betrifft ausschließlich (personenbezogene) Daten, die von uns verarbeitet werden. Soweit gesetzlich zulässig, übernehmen wir keine Verantwortung für den Betrieb und/oder die Inhalte von Diensten oder Websites Dritter.

Signpost behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung im Laufe der Zeit zu ändern. Die aktuellste Fassung ist auf unseren Websites verfügbar.

Personal data can be defined as any information that can be used to identify a natural person, directly or indirectly. You may provide us with personal data in the context of the following activities, for the corresponding purposes and on the stated legal basis:Als personenbezogene Daten gelten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Sie können uns im Rahmen der folgenden Tätigkeiten personenbezogene Daten bereitstellen – zu den jeweils genannten Zwecken und auf der beschriebenen Rechtsgrundlage 

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten können an andere Unternehmen der Signpost‑Gruppe weitergegeben werden. Diese Unternehmen sind in der Einleitung dieser Erklärung aufgeführt. Die Weitergabe erfolgt im Rahmen der Erfüllung eines Vertrags oder auf Grundlage der berechtigten Interessen der Signpost‑Gruppe – etwa zur Verbesserung und Vereinfachung von IT‑Diensten, für Statistik oder Analysen –, was den von uns erbrachten Leistungen zugutekommt. Zudem können personenbezogene Daten zwischen verschiedenen Standorten der Signpost‑Gruppe geteilt werden, soweit dies zur Bereitstellung unserer Produkte oder Dienstleistungen erforderlich ist, im Einklang mit dem vorab festgelegten Zweck, wie in der obigen Tabelle dargestellt. In allen anderen Fällen holen wir Ihre vorherige ausdrückliche Einwilligung ein.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in den folgenden konkreten Fällen an Dritte weitergegeben:

• Dienstleister und Unterauftragnehmer: Personenbezogene Daten können an externe Dienstleister weitergegeben werden, an die wir bestimmte Verarbeitungstätigkeiten ausgelagert haben. So können etwa Ihr Name und Ihre Adresse an einen Lieferanten übermittelt werden, um bestellte Produkte zu versenden; zudem setzen wir Dienstleister ein, die unsere Websites betreiben. Außerdem können Ihr Name, Ihre Adressdaten, Ihre E‑Mail‑Adresse und schulbezogene Angaben an einen Softwareanbieter übermittelt werden, damit dieser Ihren Anspruch auf die betreffende Software prüfen kann. Diese Stellen dürfen Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich gemäß unseren Weisungen und nur zur Erbringung der vereinbarten Leistungen verarbeiten. Soweit erforderlich, schließen wir eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung, die sie zur Einhaltung der anwendbaren Datenschutzgesetzgebung verpflichtet.
• Gesetzliche Verpflichtungen: Wir können Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, wenn wir hierzu rechtlich verpflichtet sind – z. B. aufgrund von Gesetzen oder Verordnungen, im Rahmen gerichtlicher Verfahren oder wenn wir dies zum Schutz unserer Rechte für erforderlich halten.

Die Signpost‑Gruppe stellt sicher, dass diese Dritten jederzeit dieselben Standards und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten einhalten.

2.3. Internationale Datenübermittlungen

Ihre Daten werden grundsätzlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeitet. Soweit Daten funktional mit verbundenen Unternehmen der Signpost‑Gruppe oder mit Auftragsverarbeitern außerhalb des EWR geteilt werden – wie etwa mit der Signpost Education LTD (Vereinigtes Königreich) oder unserem Partner in Nordmazedonien –, erfolgt die Speicherung und Verarbeitung ausschließlich in Systemen innerhalb des EWR, entweder in der Cloud oder On‑Premises in Lokeren.

Sollten personenbezogene Daten in Zukunft tatsächlich an Drittländer außerhalb des EWR weitergegeben werden, trifft die Signpost-Gruppe geeignete Vorkehrungen zum Schutz Ihrer Daten. Signpost stützt die Weitergabe von Daten an Drittländer, soweit möglich, auf eine von der Europäischen Kommission getroffene Angemessenheitsentscheidung. Hat die Europäische Kommission für ein Drittland keine Angemessenheitsentscheidung getroffen, trifft Signpost geeignete Schutzmaßnahmen, indem es die Weitergabe von Daten auf die von der Europäischen Kommission festgelegten Standardvertragsklauseln stützt und diese einhält.

3.  Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Ihre personenbezogenen Daten werden sorgfältig gespeichert und nicht länger als für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich. Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten speichern, hängt daher immer vom jeweiligen Zweck ab, für den sie erhoben wurden. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage der Erfüllung eines Vertrags verarbeiten, gilt grundsätzlich eine maximale Speicherdauer von fünf Jahren nach Beendigung des betreffenden Vertrags. Wir wenden längere Aufbewahrungsfristen an, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. sind wir gemäß den Steuervorschriften verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten für einen Zeitraum von 7 Jahren aufzubewahren).

Personenbezogene Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung erheben, bewahren wir so lange auf, wie Ihre Einwilligung wirksam ist.

In allen Fällen können personenbezogene Daten länger aufbewahrt werden, sofern hierfür ein gesetzlicher oder regulatorischer Grund besteht, oder kürzer, wenn Sie der Verarbeitung widersprechen und kein berechtigter Grund für die Aufbewahrung mehr besteht. Wir stellen sicher, dass Ihre Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht oder anonymisiert werden.

4. Wie schützen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Signpost-Gruppe ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unrechtmäßiger oder unbefugter Verarbeitung sowie vor zufälligem Verlust oder Beschädigung ihrer Integrität zu schützen. Diese Maßnahmen wurden unter Berücksichtigung unserer IT-Infrastruktur, der potenziellen Auswirkungen auf Ihre Privatsphäre, der damit verbundenen Kosten und in Übereinstimmung mit den aktuellen Industriestandards und -praktiken getroffen.

Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten in einer ausreichend geschützten Umgebung gespeichert werden und dass nur die erforderlichen Personen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Ihre personenbezogenen Daten werden auf unseren eigenen gesicherten Servern oder denen eines Dritten gespeichert, jeweils innerhalb des EWR, entweder in der Cloud oder vor Ort in Lokeren.

5. Cookies

Die Websites der Signpost-Gruppe verwenden Cookies. Dabei werden Informationen in Form einer Textdatei auf der Festplatte Ihres Geräts gespeichert. Cookies werden verwendet, um die Website benutzerfreundlich zu gestalten oder um Informationen über die Qualität oder Effektivität der Website zu erhalten. Weitere Informationen über unsere Verwendung von Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie, die über diesen Link verfügbar ist.

6. Künstliche Intelligenz (KI)

Wenn Sie unser KI‑Tool „MILA“ verwenden, können Ihre personenbezogenen Daten von diesem KI‑System verarbeitet werden. Die an MILA übermittelten personenbezogenen Daten werden jedoch nicht zur weiteren Schulung oder Verbesserung des KI‑Systems verwendet. Die Signpost‑Gruppe ergreift auch in diesem Zusammenhang geeignete Maßnahmen, um die Vertraulichkeit und Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

MILA bietet Zugang zu verschiedenen zugrunde liegenden Large Language Models (LLM), die von Dritten betrieben werden können. Diese Modelle können personenbezogene Daten je nach den eingegebenen Prompts eigenständig verarbeiten. Die Signpost‑Gruppe hat keinen Einfluss auf den Betrieb dieser externen Modelle und übernimmt keine Verantwortung für Verarbeitungen, die außerhalb ihres Verantwortungsbereichs stattfinden.

Nutzer werden darauf hingewiesen, dass sie selbst für den Inhalt der von ihnen eingegebenen Prompts verantwortlich sind. Es ist untersagt, über das KI‑Tool ohne Einwilligung personenbezogene Daten Dritter zu teilen oder Prompts mit rechtswidrigen, diskriminierenden, hasserfüllten oder anderweitig unangemessenen Inhalten einzugeben. Hierzu zählen u. a. rassistische, homophobe oder gewaltverherrlichende Äußerungen sowie Informationen zu Kindesmissbrauch, organisierter Kriminalität, Drogenhandel oder Menschenhandel.

Wir empfehlen, vor der Nutzung des KI‑Tools die jeweils geltenden Nutzungsbedingungen und Verhaltensregeln („Clean‑Prompting‑Policy“) sorgfältig zu lesen und zu beachten.

7. Your rights

Vorbehaltlich der in der anwendbaren Datenschutzgesetzgebung vorgesehenen Bedingungen und Beschränkungen können Sie als betroffene Person die folgenden Rechte ausüben:

• Auskunft und Berichtigung: Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten. Bevor wir Ihnen Auskunft erteilen, können wir Sie bitten, Ihre Identität nachzuweisen und uns ausreichende Informationen über Ihre Interaktionen mit uns zu geben, damit wir Ihre Daten finden und Ihre Identität verifizieren können. Sollten die über Sie gespeicherten Daten unrichtig sein, können Sie deren Berichtigung verlangen.
• Widerspruch gegen die Verarbeitung: Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn wir kein Recht mehr zur Nutzung haben, deren Löschung zu verlangen, wenn wir sie zu lange aufbewahren, oder die Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen zu verlangen. Insbesondere haben Sie das Recht, Direktwerbung (z. B. E‑Mails) jederzeit kostenlos und ohne Angabe von Gründen zu widersprechen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, etwa solange die Richtigkeit Ihrer Daten überprüft wird.
• Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, die Löschung all Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, vorbehaltlich bestimmter Ausnahmen – etwa zum Nachweis einer Transaktion oder wenn eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten sowie diese Daten an einen von Ihnen gewählten Dritten zu übermitteln.
• Recht auf Widerruf der Einwilligung: Wenn Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeitet werden, können Sie diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf Ihrer Einwilligung hat jedoch keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf.

Die vorgenannten Rechte können nur in angemessener Weise und im Einklang mit dem geltenden Recht ausgeübt werden. Wenn Sie diese Rechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns bitte unter: privacy@signpost.eu.

Grundsätzlich können Sie diese Rechte kostenlos ausüben. Bei unverhältnismäßigen, offensichtlich unbegründeten oder sehr häufig wiederholten Anträgen können wir jedoch eine angemessene Verwaltungsgebühr erheben.

Wir antworten auf Ihren Antrag innerhalb von einem (1) Monat nach dessen Eingang. Bei komplexen oder zahlreichen Anträgen kann diese Frist um bis zu zwei (2) Monate verlängert werden. Über eine etwaige Verlängerung informieren wir Sie innerhalb eines (1) Monats.

8. Fragen, Beschwerden und Feedback

Wir sind bestrebt, diese Datenschutzerklärung strikt einzuhalten. Wenn Sie eine Beschwerde, Frage oder Anmerkung zu dieser Erklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie uns per E‑Mail an privacy@signpost.eu kontaktieren oder einen Brief an folgende Adresse senden: Bouwstraat 14 Y1, 9160 Lokeren (Belgien), z. Hd. unseres Datenschutzbeauftragten. Wenn Sie nicht in Belgien wohnen, können Sie Ihre Anfrage auch an den Sitz desjenigen Unternehmens der Signpost‑Gruppe richten, das im konkreten Fall als Datenverantwortlicher gehandelt hat (die Anschriften aller verbundenen Unternehmen sind in der Übersicht zu Beginn dieser Erklärung aufgeführt).

Sie haben zudem jederzeit das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen – in dem Mitgliedstaat, in dem Sie Ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben, in dem Sie arbeiten oder in dem der mutmaßliche Verstoß stattgefunden hat. Nachfolgend finden Sie die Kontaktdaten der Aufsichtsbehörden in den Ländern, in denen die Signpost‑Gruppe tätig ist.