Wat zijn de verschillende soorten softwarelicenties?

In de snel evoluerende digitale wereld is het voor onderwijsinstellingen van cruciaal belang om een grondige kennis te hebben van de softwaretitels die binnen de instelling worden gebruikt. Een belangrijk onderdeel hiervan is een goed begrip van de verschillende soorten licentieovereenkomsten die bestaan tussen de eigenaar/maker van de software en de eindgebruiker. 

In deze blogpost worden verschillende soorten softwarelicenties onderzocht en wordt nagegaan hoe onderwijsinstellingen hun processen voor licentietoewijzing kunnen optimaliseren.

Wat is een softwarelicentie?

Een softwarelicentie is een wettelijke overeenkomst tussen de eigenaar van de software (licentiegever) en de gebruiker (licentienemer) waarin de voorwaarden voor het gebruik van de software zijn vastgelegd. Het beschrijft de rechten en plichten van beide partijen, inclusief het toegestane gebruik, de beperkingen en het eigendom van de software. 

Dergelijke licenties vormen de basis voor de toegang tot en het gebruik van digitale tools in onderwijsinstellingen. Inzicht in de voorwaarden van een licentie is essentieel om instellingen te helpen weloverwogen beslissingen te nemen over hoe, waar en wanneer ze de software legaal kunnen gebruiken. En ook wanneer ze hun personeel en studenten toegang geven tot softwaretools.

Software licenties begrijpen

Laten we nu de verschillende licentietypen bekijken die vaak voorkomen in het onderwijslandschap. 

Eeuwigdurende licentie: Geeft de licentienemer het recht om de software voor onbepaalde tijd te gebruiken voor één vooraf betaald bedrag. 

Abonnementslicentie: Vereist regelmatige betalingen (meestal jaarlijks of maandelijks) om toegang tot de software te behouden en updates te ontvangen. 

Licentie per gebruiker: Geeft een specifiek aantal gebruikers toegang tot de software. 

Locatielicentie: Dit is een veelgebruikt licentietype dat het gebruik van een digitale tool op veel toestellen of door veel verschillende gebruikers binnen een onderwijsinstelling toelaat. Meestal gaat het om een volumelicentiesleutel die op meerdere apparaten kan worden gebruikt. De prijs voor volumelicenties wordt bepaald door factoren zoals licentietype, hoeveelheid en abonnementsperiode. 

Gebruikerslicenties op naam: Gebruikerslicenties op naam geven een vooraf bepaald aantal geregistreerde gebruikers het recht op toegang tot een digitale tool met behulp van individuele licentiesleutels. Dergelijke licenties vereisen een periodieke internetverbinding, aangezien apparaten verbinding moeten maken met de server van de verkoper voor activering en regelmatige verificatie.  

Tijdgebonden licenties: Deze licenties worden uitgegeven voor een bepaalde periode en de toegang tot de software wordt ingetrokken wanneer de periode verstrijkt. Veel softwareleveranciers, zoals SketchUp en SPSS, bieden deze licenties aan voor tijdelijke toegang tot softwaretools. Ze kunnen een kosteneffectieve keuze zijn voor kortetermijnprojecten of specifieke academische vereisten.

Productcodelicenties: Productcodelicenties zijn individuele licenties die gekoppeld zijn aan specifieke softwareproducten. Voorbeelden van software die productgebaseerde licenties gebruiken zijn Windows 10/11, SPSS, SketchUp, Visual Studio en MATLAB. 

Licentiedongels of USB-sticks: Licentiedongels of USB-sticks zijn elektronische apparaten die kopieerbeveiliging bieden en de authenticiteit van gelicentieerde toepassingen bevestigen.  

Zwevende of gelijktijdige licenties: Zwevende of gelijktijdige licenties worden gehost op een licentieserver en geven meerdere toestellen tegelijk toegang tot de softwaretool. Wanneer een toestel de toepassing wil gebruiken, maakt het verbinding met de licentieserver om toegang te krijgen. Na gebruik worden de licenties "geleend" en teruggestuurd naar de server, zodat de middelen efficiënt worden toegewezen. Zwevende licenties vereisen zorgvuldig beheer om overmatig gebruik te voorkomen. 

De rol van Academic Software in licentiebeheer

Omdat instellingen vaak honderden verschillende licenties voor diverse producten hebben, is zorgvuldig beheer essentieel om legaal en correct gebruik te garanderen. Het Academic Software-platform stroomlijnt dit werk voor onderwijsinstellingen op drie belangrijke manieren. 

Licentietoewijzing en -verstrekking: Het Academic Software-platform stelt onderwijsinstellingen in staat om de toewijzing en verstrekking van licenties te automatiseren. Het zorgt ervoor dat licenties worden toegewezen aan gebruikers die daarom vragen door gebruik te maken van uitgebreide gebruikersinformatie tijdens het inloggen. Of dat nu via Single Sign-On (SSO) is of via aangepaste integraties met het studentadministratiesysteem van de instelling. Dit geautomatiseerde proces elimineert de handmatige inspanningen die nodig zijn voor het distribueren van licenties, waardoor instellingen de toewijzing van middelen kunnen optimaliseren en een efficiënt gebruik van licenties kunnen garanderen. 

Geautomatiseerde licentietoewijzing: Wanneer eindgebruikers toegang krijgen tot webgebaseerde applicaties via het Academic Software-platform, kunnen licenties automatisch worden toegewezen, waardoor ze naadloos toegang krijgen tot de digitale tools zonder extra authenticatiestappen. Hierdoor hoeven ICT-medewerkers niet meer handmatig in te grijpen, waardoor hun werklast afneemt en ze zich kunnen richten op meer strategische taken. 

LMS-integratie: Het Academic Software-platform is naadloos geïntegreerd met alle toonaangevende LMS-platforms en synchroniseert studentgegevens, cursusinformatie en andere relevante gebruikersgegevens. Dit zorgt voor een soepele toewijzing van licenties op basis van groepslidmaatschap, wat een eenvoudige UX oplevert voor studenten, die via één online platform toegang hebben tot alles wat ze nodig hebben.  

Uitdagingen bij het intrekken van licenties

Wanneer gebruikers niet langer toegang tot bepaalde tools nodig hebben, bijvoorbeeld omdat ze afgestudeerd zijn of van cursus zijn veranderd, is het belangrijk om hun licenties snel te deprovisioneren. Zonder dit te doen, blijven instellingen kosten maken voor materialen die niet worden gebruikt. Het Academic Software-platform maakt deze taken eenvoudiger en helpt bij het optimaliseren van de toewijzing van middelen en het waarborgen van de veiligheid.  

Voor meer informatie over het intrekken of deprovisioneren van licenties, raadpleeg deze blog.

Plan vandaag nog een demo met Academic Software om de softwarelicenties van je instelling onder controle te krijgen!