¿Cuáles son los distintos tipos de licencias de software?

En el mundo de la rápida transformación digital, es crucial que las instituciones educativas tengan un conocimiento detallado de los títulos de software que se utilizan dentro de su institución. Una parte clave de esto es entender los diferentes tipos de acuerdos de licencia que existen entre el propietario / creador del software y su usuario final. 

Esta entrada del blog explora los diferentes tipos de licencias de software y analiza cómo las instituciones educativas pueden optimizar sus procesos de asignación de licencias.

¿Qué es una licencia de software?

Una licencia de software es un acuerdo legal entre el propietario del software (licenciante) y el usuario (licenciatario) que define los términos y condiciones de uso del software. En él se describen los derechos y obligaciones de ambas partes, incluidos los usos permitidos, las restricciones y la propiedad del software. 

Este tipo de licencias constituyen la base para acceder y utilizar las herramientas digitales en los centros educativos. Comprender los términos de una licencia es esencial para ayudar a las instituciones a tomar decisiones informadas sobre cómo, dónde y cuándo pueden utilizar legalmente el software. Y también, a la hora de dar acceso a herramientas de software a su personal y estudiantes.

Entender las licencias de software

Exploremos ahora los distintos tipos de licencias que se encuentran habitualmente en el panorama educativo. 

Licencia perpetua: Concede al licenciatario el derecho a utilizar el software indefinidamente a cambio de una cuota inicial. 

Licencia de suscripción: Requiere pagos periódicos (normalmente anuales o mensuales) para mantener el acceso al software y recibir actualizaciones. 

Licencia por usuario: Permite el acceso al software a un número determinado de usuarios. 

Licencias de sitio: Se trata de un tipo de licencia muy utilizado que permite el uso de una herramienta digital en muchos dispositivos o por muchos usuarios diferentes dentro de una institución educativa. Suelen implicar una clave de licencia por volumen que puede utilizarse en varios dispositivos. El precio de las licencias por volumen depende de factores como el tipo de licencia, la cantidad y la duración de la suscripción. 

Licencias de usuario designado: Las licencias de usuario designado proporcionan a un número predefinido de usuarios registrados el derecho a acceder a una herramienta digital mediante claves de licencia individuales. Estas licencias requieren una conexión periódica a Internet, ya que los dispositivos deben conectarse al servidor del proveedor para su activación y verificación periódica.  

Licencias Timebomb:  Se conceden por un periodo de tiempo determinado y el acceso al software se revoca cuando expira el periodo. Muchos proveedores de software, como SketchUp y SPSS, ofrecen estas licencias para proporcionar acceso temporal a herramientas de software. Pueden ser una opción rentable para proyectos a corto plazo o necesidades académicas específicas. 

Licencias llave producto: Las licencias llave de producto son licencias individuales asociadas a productos de software específicos. Algunos ejemplos de software que utilizan licencias basadas en productos son Windows 10/11, SPSS, SketchUp, Visual Studio y MATLAB. 

Llaves de licencia o llaves USB: Los dongles o llaves USB de licencia son dispositivos electrónicos que proporcionan protección anticopia y confirman la autenticidad de las aplicaciones con licencia.  

Licencias flotantes o concurrentes: Las licencias flotantes o concurrentes se alojan en un servidor de licencias y permiten que varios dispositivos accedan simultáneamente a la herramienta de software. Cuando un dispositivo quiere utilizar la aplicación, se conecta al servidor de licencias para obtener acceso. Una vez utilizadas, las licencias se "toman prestadas" y se devuelven al servidor, lo que garantiza una asignación eficaz de los recursos. Las licencias flotantes requieren una gestión cuidadosa para evitar su uso excesivo. 

El papel de Academic Software en la gestión de licencias

Dado que las instituciones suelen tener cientos de licencias diferentes para diversos productos, su gestión cuidadosa es esencial para garantizar un uso legal y adecuado. La plataforma Academic Software agiliza este trabajo para las instituciones educativas de tres formas principales. 

Asignación y suministro de licencias: La plataforma Academic Software permite a las instituciones educativas automatizar la asignación y el suministro de licencias. Garantiza que las licencias se asignan a los usuarios que las solicitan utilizando la información de usuario ampliada durante el inicio de sesión. Ya sea a través del inicio de sesión único (SSO) o mediante integraciones personalizadas con el sistema de administración de estudiantes de la institución. Este proceso automatizado elimina el esfuerzo manual que supone la distribución de licencias, lo que permite a las instituciones optimizar la asignación de recursos y garantizar una utilización eficiente de las licencias. 

Atribución automática de licencias: Cuando los usuarios finales acceden a aplicaciones basadas en web a través de la plataforma Academic Software, las licencias pueden asignarse automáticamente, lo que garantiza un acceso fluido a las herramientas digitales sin pasos adicionales de autenticación. Esto elimina la necesidad de intervención manual por parte del personal de TI, reduciendo su carga de trabajo y permitiéndoles centrarse en tareas más estratégicas. 

Integración LMS: Perfectamente integrada con las principales plataformas LMS, la plataforma Academic Software sincroniza los datos de los estudiantes, la información de los cursos y otros detalles relevantes de los usuarios. Esto permite una asignación de licencias fluida basada en la pertenencia a grupos, lo que ofrece una experiencia de usuario sencilla para los estudiantes, que pueden acceder a todo lo que necesitan a través de una única plataforma en línea.  

Los retos de la retirada de licencias

Cuando los usuarios ya no necesitan acceder a determinadas herramientas porque, por ejemplo, se han graduado o han cambiado de curso, es importante dar de baja sus licencias con prontitud. De lo contrario, las instituciones siguen incurriendo en gastos por materiales que no se utilizan. La plataforma Academic Software facilita estas tareas y ayuda a optimizar la asignación de recursos y salvaguardar la seguridad.  

Para obtener más información sobre la revocación o el desaprovisionamiento de licencias, consulte este blog.

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