Descubra la potencia del desaprovisionamiento de licencias

Cuando se trata de licencias de software, la mayor parte de la atención se centra en su adquisición legal y su despliegue en toda la institución. Pero el desaprovisionamiento de licencias es una parte igualmente importante de la gestión de licencias de software.  

¿Qué ocurre con las licencias de su institución cuando, por ejemplo, se retira o sustituye un dispositivo? ¿O cuando un estudiante cambia de curso o incluso abandona por completo la universidad? 

En ambos casos, es importante desprovisionar las licencias de los usuarios con prontitud para optimizar la asignación de recursos y mantener la seguridad informática. En este blog, exploraremos la importancia del desaprovisionamiento de licencias y propondremos un proceso de desaprovisionamiento de licencias con las mejores prácticas para las instituciones.  

La importancia del desaprovisionamiento 

Según nuestra experiencia de trabajo con instituciones educativas de toda Europa, hay cinco razones clave por las que es tan crucial una retirada eficaz de licencias.

1. Ahorro de costes: Las universidades suelen tener un gran número de licencias de software y no todas se utilizan activamente. Desaprovisionar las licencias no utilizadas puede ayudar a las universidades a reducir su gasto en TI y redirigir los fondos hacia necesidades más críticas.
2. Cumplimiento legal: Los proveedores de software suelen exigir a los usuarios que desaprovisionen las licencias de los dispositivos o cuentas retirados o inactivos. Por lo tanto, no aprovisionar las licencias puede acarrear tasas por incumplimiento o acciones legales.
3. Seguridad de los datos: Las licencias de software no utilizadas pueden crear vulnerabilidades de seguridad, ya que pueden contener parches obsoletos o vulnerabilidades que podrían ser explotadas por agentes maliciosos. Desaprovisionar estas licencias ayuda a mejorar la posición global de seguridad de su institución. 
4. Optimización de los recursos informáticos: Mediante el desaprovisionamiento proactivo de licencias, las universidades pueden evitar instalaciones innecesarias de software y reducir la carga de su infraestructura informática. Esto libera recursos para otras tareas críticas y optimiza las operaciones de TI. 
5. Mejora de la gestión de licencias: Un proceso exhaustivo de desaprovisionamiento de licencias puede proporcionar a las universidades una visión clara de su inventario de software, permitiéndoles tomar decisiones informadas sobre futuras necesidades de licencias y adquisiciones. 

Desaprovisionamiento eficaz de licencias  

Aunque reconocen la importancia de eliminar las licencias antiguas o no utilizadas, muchas instituciones tienen dificultades con el proceso. De hecho, muchas de ellas siguen ejecutando programas manuales de retirada de licencias, que pueden requerir mucho trabajo, errores y tiempo.  

En estos modelos, el personal informático debe realizar un seguimiento manual del acceso de los usuarios y revocar manualmente las licencias, lo que puede provocar retrasos, gastos administrativos y riesgos de seguridad. Además, los procesos manuales de desaprovisionamiento pueden dar lugar a ineficiencias, como el desperdicio de recursos y el aumento de los costes.  

Si esto le resulta familiar, quizá los siguientes pasos puedan ofrecerle una vía para avanzar. 

• Crear una política clara de desaprovisionamiento: Definir directrices claras sobre cuándo y cómo desaprovisionar licencias, teniendo en cuenta factores como la retirada de dispositivos, la cancelación de cuentas y la obsolescencia del software.  
• Implantar un sistema centralizado de gestión de licencias: Utilizar una herramienta centralizada de gestión de licencias como Academic Software para realizar un seguimiento de los activos de software, supervisar el uso de las licencias y automatizar los procesos de desaprovisionamiento.  
• Automatizar los flujos de trabajo de desaprovisionamiento: Integrar el sistema de gestión de licencias con otros sistemas informáticos clave para eliminar licencias cuando se produzcan eventos específicos, como la retirada de dispositivos o la cancelación de cuentas.  
• Realizar auditorías periódicas de las licencias: Son una parte clave del proceso para identificar las licencias no utilizadas o caducadas, garantizando que solo se conservan las licencias activas.  
• Formar al personal informático y a los usuarios: Formar al personal informático y a otros usuarios sobre los procedimientos de cancelación de licencias para garantizar la coherencia y el cumplimiento.

Agilización del desaprovisionamiento con Academic Software

La plataforma Academic Software ofrece una solución de automatización avanzada para agilizar el proceso de desprovisión de licencias descrito anteriormente. Al integrarse con otros sistemas informáticos esenciales, la plataforma garantiza que el proceso de desaprovisionamiento de licencias se realice sin problemas y en el momento oportuno. 

El desaprovisionamiento automatizado de licencias con Academic Software ofrece varias ventajas a las instituciones educativas:

Cumplimiento y seguridad: El desaprovisionamiento automatizado garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos y las políticas de seguridad internas. Cuando los usuarios ya no necesitan acceder a determinadas herramientas digitales, sus licencias se revocan automáticamente, impidiendo el acceso no autorizado. Esto mejora la seguridad de los datos y reduce el riesgo de que se produzcan filtraciones o usos no autorizados.

Optimización de costes: Al revocar las licencias con prontitud cuando ya no son necesarias, las instituciones pueden reasignar esas licencias a otros usuarios. De este modo, se eliminan costes innecesarios de licencias y se garantiza una utilización eficaz de los recursos, lo que se traduce en un ahorro de costes para la institución.

Flujos de trabajo racionalizados: Con los sistemas automatizados de Academic Software, el desaprovisionamiento se produce sin problemas y en tiempo real, sin necesidad de seguimiento o intervención manual. Esto libera al personal de TI para que pueda centrarse en tareas más estratégicas y reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos en el proceso de desaprovisionamiento.

Póngase en contacto con nosotros hoy mismo para obtener más información sobre cómo Academic Software puede ayudar a su institución a ofrecer un desaprovisionamiento de licencias sin problemas y cosechar los frutos de un entorno de TI más eficiente, seguro y rentable.