Ontdek de kracht van Academic Software voor licentie deprovisioning

Als het op softwarelicenties aankomt, wordt de meeste aandacht besteed aan de wettelijke verwerving en het gebruik ervan binnen een instelling. Maar het deprovisioneren van licenties is een even belangrijk onderdeel van softwarelicentiebeheer.

Wat gebeurt er met de licenties in uw instelling wanneer bijvoorbeeld een toestel niet meer gebruikt of vervangen wordt? Of wanneer een student van cursus verandert of zelfs de universiteit volledig verlaat?

In beide gevallen is het belangrijk om de licenties van gebruikers snel te deprovisioneren om de toewijzing van resources te optimaliseren en de IT-veiligheid te waarborgen. In deze blog gaan we in op het belang van het deprovisioneren van licenties en stellen we een best practice voor het deprovisioneren van licenties voor instellingen voor.  

Het belang van deprovisioning

Op basis van onze ervaring met onderwijsinstellingen in heel Europa noemen we vijf belangrijke redenen waarom een efficiënte deprovisionering van licenties zo cruciaal is.

1. Kostenbesparing: Universiteiten hebben vaak grote aantallen softwarelicenties die niet allemaal actief worden gebruikt. Deprovisionering van ongebruikte licenties kan universiteiten helpen hun IT-uitgaven te verlagen en middelen aan te wenden voor essentiële behoeften.
2. Wettelijke conformiteit: Softwareleveranciers eisen meestal dat gebruikers licenties voor verouderde of inactieve apparaten of accounts deprovisioneren. Het niet deproviseren van licenties kan daarom leiden tot kosten voor niet-naleving of juridische stappen.
3. Gegevensbeveiliging: Ongebruikte softwarelicenties kunnen kwetsbaarheden in de beveiliging veroorzaken, omdat ze verouderde patches kunnen bevatten of kwetsbaarheden die door kwaadwillenden kunnen worden uitgebuit. Het deprovisioneren van deze licenties helpt de algehele beveiligingspositie van uw instelling te verbeteren. 
4. IT-resources optimaliseren: Door proactief licenties te deprovisioneren, kunnen universiteiten onnodige software-installaties voorkomen en de werklast van hun IT-infrastructuur verminderen. Hierdoor komen middelen vrij voor andere kritieke taken en worden IT-activiteiten geoptimaliseerd. 
5. Verbeterd licentiebeheer: Een uitgebreid deprovisioneringsproces voor licenties kan universiteiten een duidelijk overzicht geven van hun software-inventaris, zodat ze weloverwogen beslissingen kunnen nemen over toekomstige licentiebehoeften en -aankopen. 

Licenties effectief deprovisioneren

Hoewel veel instellingen het belang inzien van het verwijderen van oude of ongebruikte licenties, worstelen ze met het proces. Het is zelfs zo dat veel instellingen nog steeds handmatig licenties verwijderen, wat arbeidsintensief, foutgevoelig en tijdrovend kan zijn. 

In dergelijke modellen moeten IT-medewerkers handmatig gebruikerstoegang bijhouden en licenties handmatig intrekken, wat leidt tot mogelijke vertragingen, administratieve overheadkosten en beveiligingsrisico's. Bovendien kunnen handmatige deprovisioneringsprocessen leiden tot inefficiëntie, zoals verspilling van middelen en hogere kosten.

Als dat bekend in de oren klinkt, dan bieden de volgende stappen misschien een uitweg:

• Creëer een duidelijk deprovisioneringsbeleid: Definieer duidelijke richtlijnen voor wanneer en hoe licenties te deprovisioneren, rekening houdend met factoren zoals het buiten gebruik stellen van toestellen, accountbeëindiging en softwareveroudering.
• Implementeer een gecentraliseerd licentiebeheersysteem: Gebruik een gecentraliseerde tool voor licentiebeheer zoals Academic Software om softwaremiddelen te traceren, licentiegebruik te controleren en deprovisioneringsprocessen te automatiseren.  
• Automatiseer deprovisioning workflows: Integreer het licentiebeheersysteem met andere belangrijke IT-systemen om licenties te verwijderen wanneer zich specifieke gebeurtenissen voordoen, zoals apparaatuitdiensttreding of accountbeëindiging.  
• Voer regelmatig licentiecontroles uit: Dit is een belangrijk onderdeel van het proces om ongebruikte of verlopen licenties te identificeren en ervoor te zorgen dat alleen actieve licenties worden behouden.  
• Informeer IT-medewerkers en gebruikers: Zorg voor training voor IT-personeel en andere gebruikers over procedures voor het deprovisioneren van licenties om consistentie en naleving te garanderen.

Deprovisioning stroomlijnen met Academic Software

Het Academic Software-platform biedt een geavanceerde automatiseringsoplossing voor het stroomlijnen van het hierboven beschreven proces voor het deprovisioneren van licenties. Door de integratie met andere essentiële IT-systemen zorgt het platform ervoor dat het deprovisioneren van licenties naadloos en tijdig verloopt. 

Geautomatiseerde licentie deprovisioning met Academic Software biedt onderwijsinstellingen verschillende voordelen:

Conformiteit en beveiliging: Geautomatiseerde deprovisioning zorgt voor naleving van de regelgeving voor gegevensbescherming en het interne beveiligingsbeleid. Wanneer gebruikers geen toegang meer nodig hebben tot specifieke digitale tools, worden hun licenties automatisch ingetrokken, waardoor onbevoegde toegang wordt voorkomen. Dit verbetert de gegevensbeveiliging en vermindert het risico op gegevensinbreuken of ongeoorloofd gebruik.

Kostenoptimalisatie: Door licenties onmiddellijk in te trekken wanneer ze niet langer nodig zijn, kunnen instellingen deze licenties opnieuw toewijzen aan andere gebruikers. Dit elimineert onnodige licentiekosten en zorgt ervoor dat middelen effectief worden gebruikt, wat resulteert in kostenbesparingen voor de instelling.

Gestroomlijnde workflows: Met de geautomatiseerde systemen van Academic Software verloopt de deprovisioning naadloos en in realtime, zonder de noodzaak voor handmatig bijhouden of ingrijpen. Hierdoor kunnen IT-medewerkers zich richten op meer strategische taken en is er minder kans op menselijke fouten in het deprovisioneringsproces.

Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie over hoe Academic Software uw instelling kan helpen om licenties naadloos te deprovisioneren en de vruchten te plukken van een efficiëntere, veiligere en kosteneffectievere IT-omgeving.