Nutzen Sie die Kraft der Deprovisionierung von Lizenzen

Wenn es um Softwarelizenzen geht, liegt das Hauptaugenmerk auf deren rechtmäßiger Beschaffung und Bereitstellung innerhalb einer Hochschulen . Aber auch die Deprovisionierung von Lizenzen ist ein wichtiger Teil des Softwarelizenzmanagements.  

Was passiert mit den Lizenzen in Ihrer Hochschule, wenn z. B. ein Gerät ausgemustert oder ersetzt wird? Oder wenn ein Studierender den Studiengang wechselt oder gar die Universität ganz verlässt? 

In beiden Fällen ist es wichtig, die Lizenzen der Nutzer rechtzeitig zu entziehen, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die IT-Sicherheit zu gewährleisten. In diesem Blog gehen wir auf die Wichtigkeit der Deprovisionierung von Lizenzen ein und schlagen einen Best-Practice-Prozess zur Deprovisionierung von Lizenzen für Hochschulen vor.  

Die Wichtigkeit der Deprovisionierung 

Aus unserer Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Bildungseinrichtungen in ganz Europa gibt es fünf Hauptgründe, warum ein effizientes Lizenzdeprovisioning so wichtig ist.

1. Kosteneinsparungen: Hochschulen verfügen oft über eine große Anzahl von Softwarelizenzen, die nicht alle aktiv genutzt werden. Die Deprovisionierung ungenutzter Lizenzen kann den Universitäten helfen, ihre IT-Ausgaben zu senken und die Mittel für wichtigere Bedürfnisse umzuleiten.
2. Einhaltung von Gesetzen: Software-Anbieter verlangen in der Regel, dass Nutzer Lizenzen für ausgemusterte oder inaktive Geräte oder Konten zurückgeben. Werden die Lizenzen nicht entzogen, kann dies zu Gebühren für die Nichteinhaltung der Vorschriften oder zu rechtlichen Schritten führen.
3. Datensicherheit: Ungenutzte Softwarelizenzen können Sicherheitslücken schaffen, da sie veraltete Patches oder Schwachstellen enthalten können, die von böswilligen Akteuren ausgenutzt werden könnten. Die Deprovisionierung dieser Lizenzen trägt dazu bei, die allgemeine Sicherheitsposition Ihrer Hochschule zu verbessern. 
4. Optimierung der IT-Ressourcen: Durch proaktives Deprovisionieren von Lizenzen können Universitäten unnötige Software-Installationen vermeiden und die Belastung ihrer IT-Infrastruktur verringern. Dadurch werden Ressourcen für andere wichtige Aufgaben freigesetzt und der IT-Betrieb optimiert. 
5. Verbesserte Lizenzverwaltung: Ein umfassender Prozess zur Deprovisionierung von Lizenzen verschafft den Hochschulen einen klaren Überblick über ihren Softwarebestand und ermöglicht es ihnen, fundierte Entscheidungen über künftige Lizenzanforderungen und Beschaffungen zu treffen. 

Wirksame Lizenzentzugsprogramme 

Obwohl die Bedeutung der Entfernung alter oder ungenutzter Lizenzen anerkannt wird, tun sich viele Hochschulen mit diesem Prozess schwer. Tatsächlich führen viele Hochschulen immer noch manuelle Programme zum Entzug von Lizenzen durch, was arbeitsintensiv, fehleranfällig und zeitaufwendig sein kann.    

Bei solchen Modellen müssen die IT-Mitarbeiter den Benutzerzugriff manuell nachverfolgen und Lizenzen manuell widerrufen, was zu möglichen Verzögerungen, Verwaltungsaufwand und Sicherheitsrisiken führt. Darüber hinaus können manuelle Deprovisionierungsprozesse zu Ineffizienzen wie Ressourcenverschwendung und erhöhten Kosten führen.  

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, dann könnten die folgenden Schritte vielleicht helfen, weiterzukommen. 

• Eine klare Richtlinie für das Deprovisioning erstellen: Definieren Sie klare Richtlinien dafür, wann und wie Lizenzen deprovisioniert werden sollen, und berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie die Ausmusterung von Geräten, die Kündigung von Konten und die Veralterung von Software.  
• Ein zentrales Lizenzverwaltungssystem einführen: Verwenden Sie ein zentrales Lizenzmanagement-Tool wie Academic Software, um Software-Assets zu verfolgen, die Lizenznutzung zu überwachen und Deprovisionierungsprozesse zu automatisieren.  
• Deprovisionierungs-Workflows automatisieren: Integrieren Sie das Lizenzverwaltungssystem mit anderen wichtigen IT-Systemen, um Lizenzen zu entfernen, wenn bestimmte Ereignisse eintreten, z. B. die Ausmusterung eines Geräts oder die Kündigung eines Kontos.  
• Regelmäßig Audits der Lizenzen durchführen: Diese sind ein wichtiger Bestandteil des Prozesses, um ungenutzte oder abgelaufene Lizenzen zu ermitteln und sicherzustellen, dass nur aktive Lizenzen beibehalten werden.  
• IT-Mitarbeiter und Nutzer schulen: Schulung von IT-Mitarbeitern und anderen Nutzern in Bezug auf die Verfahren zum Entzug von Lizenzen, um Konsistenz und Compliance zu gewährleisten.

Rationalisierung der Deprovisionierung mit Academic Software

Die Academic Software-Plattform bietet eine fortschrittliche Automatisierungslösung zur Rationalisierung des oben beschriebenen Prozesses der Lizenzdeprovisionierung. Durch die Integration mit anderen wichtigen IT-Systemen stellt die Plattform sicher, dass die Deprovisionierung von Lizenzen nahtlos und zeitnah erfolgt. 

Die automatisierte Lizenzvergabe mit Academic Software bietet Hochschulen mehrere Vorteile:

Compliance und Sicherheit: Automatisches Deprovisioning gewährleistet die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und internen Sicherheitsrichtlinien. Wenn Benutzer den Zugriff auf bestimmte digitale Tools nicht mehr benötigen, werden ihre Lizenzen automatisch entzogen, wodurch ein unbefugter Zugriff verhindert wird. Dies erhöht die Datensicherheit und verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen oder unbefugter Nutzung.

Kostenoptimierung: Durch den rechtzeitigen Entzug von Lizenzen, wenn sie nicht mehr benötigt werden, können die Hochschulen diese Lizenzen anderen Nutzern zuweisen. Dadurch werden unnötige Lizenzkosten vermieden und sichergestellt, dass die Ressourcen effektiv genutzt werden, was zu Kosteneinsparungen für die Hochschule führt.

Optimierte Arbeitsabläufe: Mit den automatisierten Systemen von Academic Software erfolgt die Deprovisionierung nahtlos und in Echtzeit, ohne dass eine manuelle Nachverfolgung oder Intervention erforderlich ist. Dadurch können sich die IT-Mitarbeiter auf strategischere Aufgaben konzentrieren und die Gefahr menschlicher Fehler im Deprovisionierungsprozess wird reduziert.

Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um mehr darüber zu erfahren, wie Academic Software Ihrer Hochschule dabei helfen kann, ein nahtloses Lizenzdeprovisioning durchzuführen und die Vorteile einer effizienteren, sicheren und kostengünstigen IT-Umgebung zu nutzen.