Efficacité dans l'EdTech : rationalisation des licences et déploiement

Nous avons interviewé Pieter Barremaecker, co-fondateur d'Academic Software, pour discuter de la manière dont Academic Software contribue à réaliser des gains d'efficacité.

Les complexités de la gestion des logiciels et des applications dans l'éducation

Si l'une des grandes tendances de l'éducation actuelle est que les utilisateurs apportent leurs propres ordinateurs portables et appareils, et que les établissements investissent moins dans les laboratoires informatiques sur site, cela signifie sûrement que les écoles et les universités dépensent beaucoup moins en TIC?

Ce n'est pas si simple. À mesure que l'utilisation de la technologie numérique dans l'éducation a augmenté, la complexité a également augmenté, ce qui a apporté différents défis et de nouveaux coûts. D'une part, le nombre même de titres de logiciels et d'applications a augmenté. Les TIC se sont étendues à tous les domaines de l'apprentissage et de l'enseignement. Il n'y a pas d'enseignants, d'élèves, de chercheurs ou de personnel qui n'utilisent pas de logiciels. L'établissement éducatif moyen utilise entre 200 et 300 titres, et chaque titre a son propre cadre de licences et ses méthodes de distribution. Et le nombre de titres de logiciels et d'applications continue d'augmenter. Nous avons plus de 1 300 titres disponibles sur notre plateforme, et ce nombre va augmenter. Comment distribuer toutes ces licences aux bonnes personnes lorsque vous avez des milliers d'utilisateurs sur différents appareils ? Et comment faire cela avec un suivi et des rapports suffisants, tout en évitant que les coûts ne deviennent incontrôlables? Ce sont là quelques-uns des grands défis auxquels les établissements d'enseignement sont confrontés.

Comment cette complexité se traduit-elle par des coûts pour les établissements?

L'une des choses est que les établissements d'enseignement doivent consacrer beaucoup d'heures de personnel des TIC à gérer les problèmes liés à l'accès, aux licences et au déploiement des logiciels. Vous avez besoin de personnes pour empaqueter les titres de logiciels, vous avez besoin de personnes pour gérer les intégrations avec votre SSO et votre LMS, vous avez besoin de personnes pour maintenir l'environnement, pour la sécurité et les mises à jour, et vous avez besoin de personnel pour le service d'assistance afin d'aider les utilisateurs finaux lorsqu'ils rencontrent des problèmes. Certaines institutions ont cinq à dix personnes qui gèrent uniquement le service d'assistance. Vous avez donc du personnel ainsi qu'une infrastructure - espace de salle, équipement, serveurs et stockage - qui y sont liés.

Rationalisation des licences et déploiement avec Academic Software

Et comment Academic Software aide-t-il?

Academic Software libère une partie de ces engagements - en aidant à rationaliser les licences et le déploiement, en réalisant des économies sur les coûts immobiliers et d'infrastructure, et en redonnant du temps au personnel des TIC.

Nous proposons une solution unique qui centralise la distribution de tous vos outils numériques, et nous gérons l'emballage, les intégrations et les mises à jour dont vous avez besoin. Nous créons des packages logiciels pour la gestion des appareils mobiles (MDM) via Intune ou Jamf. Et une fois la configuration et la mise en place technique terminées, cela devient une plateforme en libre-service. Cela signifie que les utilisateurs finaux peuvent installer ou utiliser n'importe quel outil sans l'intervention de votre personnel des TIC.

Une autre manière très importante dont nous réduisons la charge de travail du personnel des TIC est que nous prenons en charge le support aux utilisateurs finaux. La plateforme est conçue pour l'auto-assistance - avec l'idée que l'utilisateur final peut facilement se servir de l'outil qu'il souhaite. La plupart des utilisateurs peuvent accéder à ce qu'ils veulent eux-mêmes, guidés par nos manuels conviviaux. Mais s'ils rencontrent des problèmes, notre service d'assistance est là - dans la langue de l'utilisateur. Nous aiderons l'utilisateur final jusqu'à ce que l'outil fonctionne sur son appareil. Nous fournissons même un support pour les logiciels gratuits. Nous savons, par exemple, que l'installation d'AutoCAD est l'une des principales questions de notre service d'assistance car il est compliqué d'obtenir la licence et de réaliser l'installation pour l'édition gratuite destinée à l'éducation. AutoCAD n'offre pas de support pour cela, mais nous aiderons à la demande de licence et à l'installation d'AutoCAD jusqu'à ce que tout fonctionne. En prenant en charge ce type de support du service d'assistance, nous libérons le temps du personnel des TIC.

Qu'est-ce qui rend les licences de logiciel si coûteuses ? Ne suffit-il pas d'adapter le nombre de licences à celui des utilisateurs ?

Les établissements d'enseignement ont des caractéristiques très particulières qui influent sur la gestion des licences. L'un des défis est le roulement constant du nombre d'utilisateurs et de leurs besoins. Des milliers d'étudiants rejoignent en début d'année académique, certains ayant besoin de certains logiciels pendant trois mois, d'autres pendant un an ; les outils numériques dont ils ont besoin peuvent changer au cours de l'année. Un enseignant peut décider d'introduire un nouvel outil numérique pour une courte série de séances pratiques. Vous voulez vous assurer que tout le monde dispose des outils numériques dont il a besoin, vous achetez donc suffisamment de licences pour couvrir les besoins anticipés. Mais le risque est que vous finissiez par payer pour des licences qui ne sont pas utilisées, ou qui n'étaient nécessaires que pour une courte période.

Comment Academic Software peut-il aider à résoudre ce problème ?

En centralisant et en automatisant la gestion des licences, et en vous donnant une meilleure surveillance. L'accès aux outils numériques est attribué au niveau du groupe SSO ou LMS sur la plateforme, ce qui signifie que l'utilisateur a accès aux outils appropriés pour le groupe auquel il appartient. S'ils partent, ou passent à un autre cours, ils n'ont plus accès aux outils attribués à ce groupe. Ces licences peuvent être libérées pour d'autres utilisateurs. Et l'accès à certaines licences, comme Adobe, peut être limité à trois mois, six mois ou un an. Vous pouvez rendre les licences du campus disponibles pour une utilisation à domicile. Et les licences sont allouées en temps réel pour les licences réellement utilisées, réduisant ainsi la probabilité de dépassement de budget.

Solutions rentables : consommation de cloud et mise à l'échelle automatique

Le fait de tout déplacer dans le cloud a-t-il vraiment aidé les établissements à réduire les coûts ?

Le cloud n'est pas gratuit ! Il y a des coûts associés au cloud, et les établissements ont parfois du mal à suivre leur consommation de cloud. Les différents départements, laboratoires et cours partout dans l'établissement qui consomment des ressources cloud peuvent rapidement s'accumuler. Academic Software centralise la gestion de la consommation de cloud, offre une meilleure surveillance et dispose de mesures intégrées d'économie de coûts telles que la mise à l'échelle automatique et la désactivation en cas d'inactivité, vous aidant ainsi à éviter les dépenses inutiles.

De plus, pourquoi se précipiter dans le cloud - et les coûts associés - s'il existe des moyens plus rentables et conviviaux de distribuer vos outils numériques ? Si vos utilisateurs disposent d'une capacité parfaitement adéquate sur leur MacBook, pourquoi reproduire et payer cette capacité de calcul dans le cloud ?

Vous avez vraiment besoin d'un équilibre entre différentes méthodes de déploiement - entre l'installation native et la virtualisation - de manière à présenter l'option la plus rentable à l'utilisateur final. Academic Software contribue à automatiser cela, avec des économies potentielles significatives sur les coûts de cloud.

Renforcement de la surveillance et de la gestion des coûts grâce à la génération de rapports

Vous avez mentionné précédemment la génération de rapports et la surveillance, comment cela aide-t-il les établissements à gérer les coûts?

Dans l'éducation, les dépenses sont réparties entre des lignes budgétaires spécifiques et des sources de financement, parfois liées à un financement externe, et cela nécessite une surveillance et une génération de rapports claires. À mesure que la technologie numérique s'est développée dans l'éducation, la complexité qui l'entoure a parfois rendu cette surveillance difficile à réaliser. Academic Software rend cela beaucoup plus facile, en permettant la génération de rapports via des tableaux de bord sur les licences et la consommation de cloud, ainsi qu'en fournissant des analyses et une allocation des coûts par projet, laboratoire ou cours. En bref, nous aidons à résoudre le problème de qui est facturé pour quoi. Et, chose très importante, disposer de vos propres données sur l'utilisation réelle vous place dans une position plus forte lors de la négociation de contrats futurs avec les fournisseurs de logiciels.

Plateforme conviviale : amélioration de la satisfaction et réduction de la shadow IT

Vous mettez l'accent sur la convivialité de la plateforme Academic Software, pourquoi est-ce important?

Faire de votre établissement un bon endroit pour étudier et travailler est important, et disposer d'une TIC accessible et efficace en fait une grande partie. Les problèmes liés à la TIC se reflètent régulièrement négativement dans les enquêtes sur la satisfaction du personnel et des étudiants.

Et il y a aussi des risques à ne pas bien gérer les outils numériques. La réalité est que si votre établissement ne met pas les outils numériques entre les mains des gens de manière conviviale ; si vos étudiants, enseignants et chercheurs sont confus sur la manière dont ils accèdent aux outils dont ils ont besoin, ils essaieront de trouver leurs propres solutions. Ils pourraient finir par utiliser leur carte de crédit et acheter des logiciels qui existent déjà. Et vous n'avez aucun contrôle sur cela. Plus l'établissement est grand, plus ce problème risque de devenir complexe. Ce type de "shadow IT" entraîne non seulement des coûts inutiles, mais met également votre établissement en danger de cybercriminalité et de lacunes en matière de conformité. De plus, traiter les problèmes et les inefficacités créés par la shadow IT épuise le temps et les ressources de votre service TIC.

La plateforme d'Academic Software contribue à décourager la shadow IT et à maintenir l'intégrité de votre environnement. C'est plus facile pour vos utilisateurs, et en même temps vous avez un plus grand contrôle et une meilleure surveillance, sans augmenter l'investissement dans le personnel TIC et l'infrastructure.