Eficiencia en EdTech: optimización de licencias e implementación

Entrevistamos a Pieter Barremaecker, co-fundador de Academic Software, para hablar sobre cómo Academic Software contribuye a lograr beneficios de eficiencia.

Las complejidades de la gestión de software y aplicaciones en la educación

Si una de las grandes historias de la educación en la actualidad es que los usuarios traen sus propias laptops y dispositivos, y las instituciones están invirtiendo menos en laboratorios informáticos en el sitio, ¿seguramente esto significa que las escuelas y universidades están gastando mucho menos en TIC?

No es tan simple. A medida que el uso de la tecnología digital en la educación ha crecido, también lo ha hecho la complejidad, lo que ha traído diferentes desafíos y nuevos costos. Por un lado, el número mismo de títulos de software y aplicaciones ha crecido. Las TIC se han extendido a cada parte del aprendizaje y la enseñanza. No hay educadores, estudiantes, investigadores o personal que no estén utilizando software. La institución educativa promedio utiliza entre 200 y 300 títulos, y cada título tiene su propio marco de licencias y métodos de distribución. Y el número de títulos y aplicaciones de software sigue creciendo. Tenemos más de 1,300 títulos disponibles en nuestra plataforma, y ese número seguirá aumentando. ¿Cómo distribuyes todas estas licencias a las personas adecuadas cuando tienes miles de usuarios en diferentes dispositivos? ¿Y cómo haces eso con suficiente supervisión e informes, y al mismo tiempo evitas que los costos se descontrolen? Estos son algunos de los grandes desafíos a los que se enfrentan las instituciones educativas.

¿Cómo se traduce esta complejidad en costos para las instituciones?

Una cosa es que las instituciones educativas deben dedicar muchas horas de personal de TIC a gestionar problemas relacionados con el acceso, las licencias y la implementación de software. Necesitas personas para empaquetar títulos de software, necesitas personas para gestionar las integraciones con tu SSO y LMS, necesitas personas para mantener el entorno, para la seguridad y las actualizaciones, y necesitas personal para un servicio de asistencia para ayudar a los usuarios finales cuando tienen problemas. Algunas instituciones tienen cinco a diez personas gestionando el servicio de asistencia solamente. Así que tienes personal además de infraestructura: espacio en salas, equipos, servidores y almacenamiento.

Optimización de licencias e implementación con Academic Software

¿Y cómo ayuda Academic Software?

Academic Software libera parte de estos compromisos, ayudando a racionalizar las licencias y la implementación, generando ahorros en costos de bienes raíces e infraestructura, y devolviendo tiempo al personal de TIC.

Proporcionamos una solución única que centraliza la distribución de todas tus herramientas digitales, y manejamos el empaquetado, las integraciones y las actualizaciones que necesitas. Creamos paquetes de software para la gestión de dispositivos móviles (MDM) a través de Intune o Jamf. Y una vez que se haya completado la configuración y la puesta en marcha técnica, esto se convierte en una plataforma de autoservicio. Esto significa que los usuarios finales pueden instalar o usar cualquier herramienta sin la intervención de tu personal de TIC.

Otra forma muy importante en que reducimos la carga del personal de TIC es que asumimos el soporte al usuario final. La plataforma está diseñada para el autoservicio, con la idea de que el usuario final pueda ayudarse fácilmente con la herramienta que necesita. La mayoría de los usuarios pueden acceder a lo que necesitan por sí mismos, guiados por nuestros manuales amigables. Pero si tienen problemas, nuestro servicio de asistencia está disponible, en el idioma del usuario. Ayudaremos al usuario final hasta que la herramienta esté funcionando en su dispositivo. Incluso ofrecemos soporte para software de uso gratuito. Sabemos, por ejemplo, que la instalación de AutoCAD es una de las principales preguntas en nuestro servicio de asistencia, ya que es complicado obtener la licencia y realizar la instalación para la edición gratuita para la educación. AutoCAD no ofrece soporte para esto, pero ayudaremos con la solicitud de licencia y con la instalación de AutoCAD hasta que esté funcionando. Al asumir este tipo de soporte del servicio de asistencia, liberamos tiempo del personal de TIC.

¿Qué hace que las licencias de software sean tan costosas? ¿Seguramente solo tienes que igualar el número de licencias con el número de usuarios?

Las instituciones educativas tienen características muy particulares que influyen en la gestión de las licencias. Uno de los desafíos es el constante cambio en el número de usuarios y sus requerimientos. Miles de estudiantes se unen al comienzo del año académico, algunos necesitando cierto software durante tres meses, otros durante un año; las herramientas digitales que necesitan pueden cambiar a lo largo del año. Un profesor puede decidir incorporar una nueva herramienta digital para una serie corta de sesiones prácticas. Quieres asegurarte de que todos tengan las herramientas digitales que necesitan, por lo que compras suficientes licencias para cubrir la necesidad anticipada. Pero el riesgo es que termines pagando por licencias que no se utilizan, o que solo eran necesarias por un corto tiempo.

¿Cómo puede ayudar Academic Software con eso?

Centralizando y automatizando la gestión de las licencias, y brindándote una mejor supervisión. El acceso a las herramientas digitales se asigna a nivel de grupo SSO o LMS en la plataforma, lo que significa que el usuario tiene acceso a las herramientas adecuadas para el grupo al que pertenece. Si se van o cambian a otro curso, ya no tienen acceso a las herramientas asignadas a ese grupo. Esas licencias pueden liberarse para otros usuarios. Y el acceso a licencias particulares, como Adobe, puede limitarse a tres meses, seis meses o un año. Puedes poner a disposición licencias del campus para su uso en casa. Y las licencias se asignan en tiempo real para las licencias que realmente se utilizan, reduciendo la probabilidad de gastos excesivos.

Soluciones rentables: consumo de la nube y escalado automático

Seguramente trasladar todo a la nube ha ayudado a las instituciones a reducir costos, ¿verdad?

¡La nube no es gratuita! Hay costos asociados con la nube, y a veces las instituciones luchan por realizar un seguimiento de su consumo de la nube. Los diferentes departamentos y laboratorios repartidos por toda la institución que consumen recursos en la nube pueden acumularse rápidamente. Academic Software centraliza la gestión del consumo de la nube, ofrece una mejor supervisión y tiene medidas integradas de ahorro de costos, como el escalado automático y la desactivación por inactividad, lo que te ayuda a evitar gastos innecesarios.

Además, ¿por qué apresurarse a la nube -y a los costos asociados- si hay formas más rentables y amigables para los usuarios de distribuir tus herramientas digitales? Si tus usuarios tienen una capacidad perfectamente adecuada en sus MacBook, ¿por qué replicar y pagar esa capacidad de cómputo en la nube?

Realmente necesitas un equilibrio entre diferentes métodos de implementación, entre la instalación nativa y la virtualización, para que se presente la opción más rentable al usuario final. Academic Software ayuda a automatizar eso, con ahorros potenciales significativos en los costos de la nube.

Mejora de la supervisión y generación de informes para la gestión efectiva de costos

Mencionaste anteriormente la generación de informes y la supervisión, ¿cómo ayuda eso a las instituciones a gestionar los costos?

En la educación, los gastos se asignan a líneas presupuestarias específicas y fuentes de financiamiento, a veces vinculadas a financiamiento externo, y eso requiere supervisión y generación de informes claros. A medida que la tecnología digital ha crecido en la educación, la complejidad que la rodea a veces ha dificultado la realización de esta supervisión. Academic Software facilita mucho esto, permitiendo la generación de informes a través de paneles sobre las licencias y el consumo de la nube, y proporcionando análisis y asignación de costos por proyecto, laboratorio o curso. En resumen, ayudamos a resolver el problema de quién recibe facturación por qué. Y, lo que es realmente importante, tener tus propios datos sobre el uso real te coloca en una posición más sólida al negociar contratos futuros con proveedores de software.

Plataforma amigable para el usuario: mejora de la satisfacción y reducción de la shadow IT

Enfatizas la facilidad de uso de la plataforma de Academic Software, ¿por qué es importante?

Hacer de tu institución un buen lugar para estudiar y trabajar es importante, y contar con una TIC accesible y efectiva es una parte fundamental de ello. Los problemas con la TIC a menudo aparecen de manera negativa en las encuestas de satisfacción del personal y los estudiantes.

Y también hay riesgos de no gestionar bien las herramientas digitales. La realidad es que si tu institución no pone las herramientas digitales al alcance de las personas de manera amigable; si tus estudiantes, educadores e investigadores están confundidos acerca de cómo acceder a las herramientas que necesitan, intentarán encontrar sus propias soluciones. Podrían terminar usando su tarjeta de crédito y comprando software que ya existe. Y tú no tendrías ningún control sobre ello. Cuanto más grande sea la institución, más complejo puede volverse este problema. Este tipo de "shadow IT" no solo resulta en costos innecesarios, sino que también pone en riesgo a tu institución en términos de ciberdelincuencia y brechas de cumplimiento. Además, lidiar con los problemas e ineficiencias creados por la shadow IT agota el tiempo y los recursos de tu departamento de TIC.

La plataforma de Academic Software contribuye a desalentar la shadow IT y a mantener la integridad de tu entorno. Es más fácil para tus usuarios, y al mismo tiempo tienes un mayor control y supervisión, sin aumentar la inversión en personal de TIC y en infraestructura.