Efficiëntie in EdTech: stroomlijnen van licenties en implementatie

We hebben Pieter Barremaecker, mede-oprichter van Academic Software, geïnterviewd om te praten over hoe Academic Software efficiëntievoordelen teweegbrengt.

De complexiteiten van het beheren van software en applicaties in het onderwijs

Als een van de grote verhalen van het onderwijs nu is dat gebruikers hun eigen laptops en apparaten meebrengen, en instellingen minder investeren in computerlabs op locatie, betekent dit zeker dat scholen en universiteiten veel minder uitgeven aan ICT?

Het is niet zo eenvoudig. Naarmate het gebruik van digitale technologie in het onderwijs is toegenomen, is ook de complexiteit toegenomen, wat verschillende uitdagingen en nieuwe kosten met zich heeft meegebracht. Eén ding is zeker, het aantal software- en applicatietitels is gegroeid. ICT heeft zich uitgebreid naar elk deel van het leren en onderwijzen. Er zijn geen docenten, studenten, onderzoekers of medewerkers die geen software gebruiken. De gemiddelde onderwijsinstelling gebruikt tussen de 200 en 300 titels, en elke titel heeft zijn eigen licentiekader en distributiemethoden. En het aantal softwaretitels en applicaties blijft groeien. We hebben meer dan 1.300 titels beschikbaar op ons platform, en dat aantal zal stijgen. Hoe krijg je al deze licenties in de juiste handen als je duizenden gebruikers hebt op verschillende apparaten? En hoe doe je dat met voldoende toezicht en rapportage, en terwijl je de kosten onder controle houdt? Dit zijn enkele van de grote uitdagingen waar onderwijsinstellingen voor staan.

Hoe vertaalt deze complexiteit zich in kosten voor instellingen?

Eén ding is dat onderwijsinstellingen veel ICT-personeelsuren moeten besteden aan het beheren van kwesties rond toegang, licenties en implementatie van software. Je hebt mensen nodig om softwaretitels te verpakken, je hebt mensen nodig om de integraties met je SSO en LMS te beheren, je hebt mensen nodig om de omgeving te onderhouden, voor beveiliging en patchen, en je moet een ondersteuningsbalie bemensen om eindgebruikers te helpen wanneer ze vastlopen. Sommige instellingen hebben alleen al vijf tot tien mensen die de helpdesk beheren. Dus je hebt zowel personeel als infrastructuur - ruimte, apparatuur, servers en opslag - daaraan gekoppeld.

Stroomlijnen van licenties en implementatie met Academic Software

En hoe helpt Academic Software hierbij?

Academic Software neemt een deel van deze verplichtingen weg - door te helpen bij het rationaliseren van licenties en implementatie, het realiseren van besparingen op kosten van onroerend goed en infrastructuur, en het teruggeven van tijd aan ICT-personeel.

We bieden een oplossing met één werkruimte die de distributie van al uw digitale tools centraliseert, en we beheren de verpakking, integraties en updates die u nodig hebt. We maken softwarepakketten voor het beheer van mobiele apparaten (MDM) via Intune of Jamf. En zodra de configuratie en technische setup zijn voltooid, wordt dit een self-service platform. Dit betekent dat eindgebruikers elke tool kunnen installeren of gebruiken zonder de betrokkenheid van uw ICT-personeel.

Een andere zeer belangrijke manier waarop we de last voor ICT-personeel verminderen, is dat we de ondersteuning voor eindgebruikers overnemen. Het platform is ontworpen voor self-service - met het idee dat de eindgebruiker zich gemakkelijk de gewenste tool kan eigen maken. De meeste gebruikers kunnen zelf toegang krijgen tot wat ze willen, geleid door onze gebruiksvriendelijke handleidingen. Maar als ze problemen hebben, is onze helpdesk er - in de taal van de gebruiker. We zullen de eindgebruiker helpen totdat de tool op hun apparaat werkt. We bieden zelfs ondersteuning voor gratis te gebruiken software. We weten bijvoorbeeld dat het installeren van AutoCAD een van de meest gestelde vragen is bij onze helpdesk omdat het ingewikkeld is om de licentie te verkrijgen en de installatie uit te voeren voor de gratis onderwijseditie. AutoCAD biedt geen ondersteuning hiervoor, maar we zullen helpen bij het aanvragen van de licentie en bij de installatie van AutoCAD totdat het werkt. Door dit soort ondersteuning van de helpdesk over te nemen, maken we tijd vrij voor ICT-personeel.

Wat is er zo kostbaar aan softwarelicenties? Je past toch gewoon het aantal licenties aan aan het aantal gebruikers?

Onderwijsinstellingen hebben zeer specifieke kenmerken die van invloed zijn op het beheer van licenties. Een van de uitdagingen is de constante verandering in het aantal gebruikers en hun behoeften. Aan het begin van het academisch jaar sluiten duizenden studenten zich aan, waarvan sommigen bepaalde software nodig hebben voor drie maanden, sommigen voor een jaar; de digitale tools die ze nodig hebben kunnen gedurende het jaar veranderen. Een docent kan besluiten om een nieuwe digitale tool in te voeren voor een korte reeks praktijksessies. Je wilt ervoor zorgen dat iedereen de digitale tools heeft die ze nodig hebben, dus je koopt genoeg licenties om aan de verwachte behoefte te voldoen. Maar het risico bestaat dat je betaalt voor licenties die niet worden gebruikt, of die slechts voor een korte tijd nodig waren.

Hoe kan Academic Software daarbij helpen?

Door het beheer van licenties te centraliseren en te automatiseren, en u beter toezicht te geven. Toegang tot digitale tools wordt toegewezen op SSO- of LMS-groepsniveau op het platform, wat betekent dat de gebruiker toegang heeft tot de tools die geschikt zijn voor de groep waarin ze zich bevinden. Als ze vertrekken, of overstappen naar een andere cursus, hebben ze geen toegang meer tot de tools die aan die groep zijn toegewezen. Die licenties kunnen vrijkomen voor andere gebruikers. En toegang tot bepaalde licenties zoals Adobe kan worden beperkt tot drie maanden, of zes maanden, of een jaar. Je kunt campuslicenties beschikbaar maken voor gebruik thuis. En licenties worden in real-time toegewezen voor de licenties die daadwerkelijk worden gebruikt, waardoor de kans op overschrijding van het budget wordt verkleind.

Kosteneffectieve oplossingen: cloudverbruik en automatisch schalen

Het verplaatsen van alles naar de cloud heeft instellingen ongetwijfeld geholpen de kosten te verlagen?

De cloud is niet gratis! Er zijn kosten verbonden aan de cloud, en instellingen hebben soms moeite om hun cloudverbruik bij te houden. Verschillende afdelingen, laboratoria en klassen over de hele instelling die cloudresources verbruiken, kunnen snel oplopen. Academic Software centraliseert het beheer van cloudverbruik, biedt beter toezicht en heeft ingebouwde kostenbesparende maatregelen zoals automatisch schalen en inactiviteit uitschakelen, waardoor onnodige uitgaven worden voorkomen.

Bovendien, waarom haast maken om naar de cloud te gaan - en de bijbehorende kosten - als er meer kosteneffectieve, gebruiksvriendelijke manieren zijn om uw digitale tools te distribueren? Als uw gebruikers prima capaciteit hebben op hun MacBook, waarom zou u dan die rekenkracht repliceren en ervoor betalen in de cloud?

U heeft echt een balans nodig tussen verschillende implementatiemethoden - tussen native installatie en virtualisatie - zodat de meest kosteneffectieve optie wordt gepresenteerd aan de eindgebruiker. Academic Software helpt dit te automatiseren, met aanzienlijke potentiële besparingen op cloudkosten.

Versterking van toezicht en rapportage voor effectief kostenbeheer

U noemde eerder rapportage en toezicht, hoe helpt dat instellingen bij het beheer van kosten?

In het onderwijs worden uitgaven toegewezen aan specifieke budgetlijnen en financieringsbronnen, soms gekoppeld aan externe financiering, en dat vereist duidelijk toezicht en rapportage. Aangezien digitale technologie zich heeft uitgebreid in het onderwijs, heeft de complexiteit eromheen soms gemaakt dat dit toezicht moeilijk te realiseren is. Academic Software maakt dit veel eenvoudiger, met mogelijkheden voor rapportage via dashboards over licenties en cloudverbruik, en rapportage-analyse en kostenallocatie per project, laboratorium of cursus. Kort gezegd, we helpen het probleem op te lossen van wie waarvoor wordt gefactureerd. En, heel belangrijk, het hebben van uw eigen gegevens over werkelijk gebruik plaatst u in een sterkere positie bij het onderhandelen over toekomstige contracten met softwareleveranciers.

Gebruiksvriendelijk platform: verbetering van tevredenheid en vermindering van schaduw-IT

U benadrukt hoe gebruiksvriendelijk het Academic Software-platform is, waarom is dat belangrijk?

Van uw instelling een goede plek maken om te studeren en te werken is belangrijk, en toegankelijke en effectieve ICT maakt daar een groot deel van uit. Problemen met ICT komen regelmatig negatief naar voren in enquêtes over tevredenheid van personeel en studenten.

En er zijn ook risico's aan het niet goed beheren van digitale tools. De realiteit is dat als uw instelling digitale tools niet op een gebruiksvriendelijke manier in handen van mensen krijgt; als uw studenten, docenten en onderzoekers in de war zijn over hoe ze toegang krijgen tot de tools die ze nodig hebben, ze zullen proberen hun eigen oplossingen te vinden. Ze kunnen hun creditcard gebruiken en software kopen die al bestaat. En u heeft geen toezicht of controle hierover. Hoe groter de instelling, hoe complexer dit probleem kan worden. Dit soort "schaduw-IT" leidt niet alleen tot onnodige kosten, maar brengt uw instelling ook in gevaar van cybercriminaliteit en nalevingslacunes. Bovendien kost het omgaan met problemen en inefficiënties die worden veroorzaakt door schaduw-IT tijd en middelen van uw ICT-afdeling.

Het platform van Academic Software helpt schaduw-IT te ontmoedigen en de integriteit van uw omgeving te handhaven. Het is gemakkelijker voor uw gebruikers, en tegelijkertijd heeft u meer controle en toezicht, zonder de investering in ICT-personeel en infrastructuur te verhogen.