Tirez parti de la puissance du déprovisionnement des licences

Lorsqu'il s'agit de licences logicielles, l'attention se porte principalement sur leur acquisition légale et leur déploiement dans l'ensemble de l'établissement. Mais le déprovisionnement des licences est un élément tout aussi important de la gestion des licences logicielles.

Qu'advient-il des licences dans votre établissement lorsque, par exemple, un appareil est mis hors service ou remplacé ? Ou lorsqu'un étudiant change de formation, voire quitte complètement l'université ? 

Dans les deux cas, il est important de déprovisionner rapidement les licences des utilisateurs afin d'optimiser l'allocation des ressources et de maintenir la sécurité informatique. Dans ce blog, nous explorerons l'importance du déprovisionnement des licences et proposerons un processus de déprovisionnement des licences basé sur les meilleures pratiques pour les établissements.

L'importance du déprovisionnement 

D'après notre expérience de travail avec des établissements à travers l'Europe, nous avons identifié cinq raisons principales pour lesquelles un déprovisionnement efficace des licences est si crucial.

1. Réduction des coûts : Les universités disposent souvent d'un grand nombre de licences logicielles qui ne sont pas toutes activement utilisées. Le déprovisionnement des licences inutilisées peut aider les universités à réduire leurs dépenses informatiques et à réorienter les fonds vers des besoins plus critiques.
2. Conformité juridique : Les fournisseurs de logiciels exigent généralement des utilisateurs qu'ils déprovisionnent les licences pour les appareils ou les comptes mis hors service ou inactifs. Le fait de ne pas déprovisionner les licences peut donc entraîner des frais de non-conformité ou des poursuites judiciaires.
3. Sécurité des données : Les licences logicielles inutilisées peuvent créer des vulnérabilités en matière de sécurité, car elles peuvent contenir des correctifs obsolètes ou des vulnérabilités susceptibles d'être exploitées par des acteurs malveillants. Le déprovisionnement de ces licences contribue à améliorer la position globale de votre établissement en matière de sécurité. 
4. Optimiser les ressources informatiques : En déprovisionnant les licences de manière proactive, les universités peuvent éviter les installations de logiciels inutiles et réduire la charge qui pèse sur leur infrastructure informatique. Cela permet de libérer des ressources pour d'autres tâches essentielles et d'optimiser les opérations informatiques. 
5. Amélioration de la gestion des licences : Un processus complet de déprovisionnement des licences peut fournir aux universités une vue d'ensemble claire de leur inventaire de logiciels, leur permettant de prendre des décisions éclairées sur les besoins futurs en matière de licences et d'achats. 

Assurer un déprovisionnement efficace des licences 

Tout en reconnaissant l'importance de la suppression des licences anciennes ou inutilisées, de nombreux établissements éprouvent des difficultés avec ce processus. En fait, beaucoup d'établissements continuent d'exécuter des programmes manuels de déprovisionnement des licences, qui peuvent nécessiter une main-d'œuvre importante, être source d'erreurs et prendre beaucoup de temps.

Dans ces modèles, le personnel informatique doit suivre manuellement l'accès des utilisateurs et révoquer manuellement les licences, ce qui entraîne des retards potentiels, des frais administratifs et des risques pour la sécurité. En outre, les processus manuels de déprovisionnement peuvent être source d'inefficacité, notamment de gaspillage de ressources et d'augmentation des coûts. 

Si cette situation vous semble familière, les étapes suivantes pourraient peut-être vous permettre de progresser. 

• Créer une politique de déprovisionnement claire : Définir des lignes directrices claires pour savoir quand et comment déprovisionner les licences, en tenant compte de facteurs tels que le retrait de l'appareil, la résiliation du compte et l'obsolescence du logiciel.  
• Mettre en place un système de gestion centralisée des licences : Utiliser un outil de gestion centralisée des licences comme Academic Software pour suivre les logiciels, contrôler l'utilisation des licences et automatiser les processus de déprovisionnement. 
• Automatiser les flux de travail de déprovisionnement : Intégrer le système de gestion des licences à d'autres systèmes informatiques clés afin de retirer les licences lorsque des événements spécifiques se produisent, tels que la mise hors service d'un appareil ou la résiliation d'un compte.  
• Effectuer des audits réguliers des licences : Il s'agit d'un élément clé du processus visant à identifier les licences inutilisées ou expirées, en veillant à ce que seules les licences actives soient conservées.  
• Former le personnel informatique et les utilisateurs : Former le personnel informatique et les autres utilisateurs aux procédures de déprovisionnement des licences afin de garantir la cohérence et la conformité.

Rationaliser le déprovisionnement avec Academic Software

La plateforme Academic Software offre une solution d'automatisation avancée pour rationaliser le processus de déprovisionnement des licences décrit ci-dessus. En s'intégrant à d'autres systèmes informatiques essentiels, la plateforme garantit que le déprovisionnement des licences s'effectue de manière transparente et en temps voulu. 

Le déprovisionnement automatisé des licences avec Academic Software offre plusieurs avantages aux établissements :

Conformité et sécurité : Le déprovisionnement automatisé garantit le respect des réglementations en matière de protection des données et des politiques de sécurité internes. Lorsque les utilisateurs n'ont plus besoin d'accéder à des outils numériques spécifiques, leurs licences sont automatiquement révoquées, ce qui empêche tout accès non autorisé. Cela renforce la sécurité des données et réduit le risque de violation des données ou d'utilisation non autorisée.

Optimisation des coûts : En révoquant rapidement les licences lorsqu'elles ne sont plus nécessaires, les établissements peuvent les réattribuer à d'autres utilisateurs. Cela permet d'éliminer les coûts de licence inutiles et de garantir une utilisation efficace des ressources, ce qui se traduit par des économies pour l'établissement.

Des flux de travail rationalisés : Avec les systèmes automatisés d'Academic Software, le déprovisionnement s'effectue de manière transparente et en temps réel, sans qu'il soit nécessaire d'effectuer un suivi ou une intervention manuelle. Le personnel informatique peut ainsi se concentrer sur des tâches plus stratégiques et le risque d'erreur humaine dans le processus de déprovisionnement est réduit.

Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment Academic Software peut aider votre établissement à assurer un déprovisionnement transparent des licences et à récolter les fruits d'un environnement informatique plus efficace, plus sûr et plus rentable.