Versnipperde IT-structuur? Zo bracht cluster Wijs al hun scholen digitaal samen

Hoe een slimme tenantmigratie de werkdruk van directies en leerkrachten verlicht

In een onderwijslandschap waar samenwerking en digitalisering steeds belangrijker worden, zocht cluster Wijs, onderdeel van de Broeders van Liefde, naar een manier om hun scholen niet alleen technisch maar ook pedagogisch te verbinden. Met vier aparte Microsoft-tenants liepen ze echter tegen de grenzen van samenwerking, veiligheid en administratieve eenvoud aan. Samen met Signpost en Academic Software zetten ze een traject op dat hen bracht naar één gedeelde digitale omgeving, met meer overzicht en minder IT-zorgen.

Eén tenant, meer samenwerking

De overstap begon met een duidelijke visie: niet voortbouwen op bestaande fragmentatie, maar kiezen voor een nieuwe, goed ingerichte tenant. Zo konden instellingen, beleidsregels en gebruikersbeheer van meet af aan uniform worden opgezet. Signpost en Academic Software begeleidden het volledige proces, van analyse tot implementatie, met technische ondersteuning op maat.

Deze centralisatie had een duidelijke impact: administraties werken nu efficiënter samen, vakgroepen over verschillende campussen vinden elkaar makkelijker en documenten worden gedeeld in een gemeenschappelijke Teams-omgeving. Leerkrachten hoeven niet meer via omwegen of externe gasttoegang te werken, maar maken deel uit van één gedeeld systeem.

Stapsgewijze aanpak en directe ondersteuning

De migratie gebeurde in fasen. Eerst werden de basisscholen overgezet, daarna de secundaire school. Die aanpak gaf het team ruimte om te leren uit elke stap en technische of organisatorische struikelblokken tijdig op te vangen. Voorafgaand werd ook het nodige opruimwerk gedaan: verouderde bestanden werden verwijderd of herbekeken zodat alleen relevante data werd gemigreerd.

De technische migratie zelf werd volledig begeleid door Signpost en Academic Software, inclusief het ter plaatse overzetten van alle laptops van leerlingen en leerkrachten. Dankzij de on-site service bleef de impact op het schoolleven minimaal: niemand was zijn toestel langer dan twee dagen kwijt. IT-specialisten losten problemen onmiddellijk op, wat veel tijdsverlies en frustratie vermeden heeft.

Meer dan techniek: een boost voor samenwerking

De voordelen van de nieuwe tenantstructuur zijn niet alleen technisch voelbaar. Binnen het directieteam wordt nu in realtime samengewerkt aan documenten. Personeelsleden zijn eenvoudiger bereikbaar via distributielijsten. Leerlingen uploaden taken via Teams en leerkrachten geven rechtstreeks feedback. Ook administratieve processen zoals kilometervergoedingen verlopen efficiënter, omdat alles via één kanaal binnenkomt.

Hoewel de overstap aanvankelijk weerstand opriep bij sommige teamleden, bleek de meerwaarde snel duidelijk. Leerkrachten werken intussen vlot met OneDrive en Teams. Sommigen gingen zelfs nog een stap verder en zetten dagelijks digitale tools in binnen hun klaspraktijk.

Extra voordelen van tenantmigratie en consolidatie

Naast het dagelijks gebruik zijn er ook structurele voordelen. Gecentraliseerd beheer laat IT-teams sneller en consistenter werken. Onboarding, licentiebeheer en beveiliging verlopen uniform en gestroomlijnd. Dankzij een gespecialiseerd IT-team op groepsniveau is de technische continuïteit verzekerd.

Ook op beleidsniveau biedt deze aanpak meerwaarde. Data en gebruikersinzichten kunnen centraal worden geanalyseerd, wat betere beslissingen mogelijk maakt. Bovendien levert de schaalvergroting merkbare kostenbesparingen op. Tenantconsolidatie is dus niet enkel een technische upgrade, maar een strategische stap richting meer stabiliteit, veiligheid en toekomstgericht onderwijs.

De rol van directie is cruciaal

Een belangrijke succesfactor in het traject was het engagement van het directieteam. Vooraleer leerkrachten betrokken werden, zorgden de directie ervoor dat de aanpak doordacht was en gedragen werd. Die top-down betrokkenheid gaf vertrouwen. Voor scholen met beperkte IT-kennis of -capaciteit is dat essentieel.

De samenwerking met Signpost en Academic Software was daarbij een geruststelling. Zij brachten niet alleen de technische expertise binnen, maar namen ook een groot deel van de praktische uitvoering op zich. Voor cluster Wijs betekende dat een haalbaar en succesvol project zonder overbelasting van het eigen personeel.

Dankzij Academic Software en de ondersteuning van Signpost werkt cluster Wijs vandaag in een veilige en uniforme digitale omgeving. Leerkrachten, leerlingen en administraties kunnen efficiënter samenwerken over schoolgrenzen heen. Het is een belangrijke stap in de modernisering van hun onderwijsaanpak en een inspiratie voor andere scholengroepen die hun digitale samenwerking willen versterken.