Une migration intelligente vers un tenant unique pour alléger la charge des directions et des enseignants 

Dans un paysage éducatif où la collaboration et la digitalisation sont essentielles, le cluster Wijs, membre du réseau Broeders van Liefde, souhaitait connecter ses écoles non seulement d’un point de vue technique, mais aussi pédagogique. Avec quatre tenants Microsoft distincts, les limites en matière de sécurité, de gestion et de travail collaboratif devenaient contraignantes. C’est en collaboration avec Academic Software (Signpost) qu’ils ont entamé la centralisation vers un environnement numérique unique. Le résultat ? Moins de tracas IT, plus de clarté et une collaboration renforcée. 

Un tenant centralisé, une collaboration renforcée 

Le projet a débuté avec une vision claire : ne pas s’appuyer sur l’existant, mais opter pour un tenant entièrement repensé et structuré. Les politiques, les rôles utilisateurs et les structures IT ont été uniformisés dès le départ. Signpost et Academic Software ont assuré un accompagnement complet, de l’analyse à l’implémentation, avec un soutien technique adapté à chaque étape. 

Les avantages ont été immédiats : les équipes administratives travaillent désormais de manière fluide, les groupes disciplinaires collaborent entre établissements via Microsoft Teams, et les enseignants n’ont plus besoin de détours pour partager du contenu. Tout le monde est intégré dans un écosystème unifié.

Une migration progressive avec accompagnement sur site

La transition s’est faite par étapes : les écoles primaires ont été migrées en premier, puis l’enseignement secondaire a suivi. Cette méthode itérative a permis d’apprendre à chaque phase et d’anticiper les défis techniques et organisationnels. 

Un nettoyage en profondeur a précédé la migration : seuls les fichiers pertinents ont été transférés. La migration technique a inclus le transfert physique des ordinateurs des élèves et du personnel, pris en charge directement sur site par Signpost et Academic Software. Résultat : une interruption minimale et un retour rapide à la normale.

Bien plus qu’un changement technique : une nouvelle dynamique collaborative 

Les bénéfices dépassent largement la sphère IT. Les directions collaborent en temps réel sur les documents, les enseignants sont plus facilement joignables via des listes de distribution, les élèves déposent leurs travaux sur Teams et reçoivent un feedback direct. Même les processus administratifs comme les notes de frais sont centralisés et donc plus efficaces. 

Après une période d’adaptation, les enseignants se sont rapidement familiarisés avec OneDrive et Teams. Certains vont plus loin, intégrant ces outils dans leur pratique pédagogique quotidienne. 

Migration de tenant : les avantages structurels 

Au-delà des usages quotidiens, cette unification apporte également des avantages structurels. La centralisation des utilisateurs permet un déploiement plus rapide et renforce la sécurité. Les licences et les accès sont désormais gérés de manière uniforme, ce qui allège la charge des équipes IT. Grâce à une équipe spécialisée au niveau du groupe, la continuité technique est pleinement assurée. 

La centralisation offre aussi un levier stratégique : les données et les comportements utilisateurs sont analysés plus facilement, favorisant des décisions éclairées. La mutualisation a également permis une réduction des coûts. En bref, ce projet n’est pas un simple changement technique, mais un investissement vers une éducation durable et sécurisée. 

Le rôle clé de la direction 

L’implication active des directions a été un facteur de réussite. Avant d’impliquer les équipes pédagogiques, la direction a validé une approche claire et cohérente. Cette implication top-down a été cruciale, en particulier pour des écoles disposant de peu de ressources IT internes. 

Le partenariat avec Signpost et Academic Software a été rassurant. Leur expertise a permis d’avancer rapidement, sans surcharger les équipes internes. Pour le cluster Wijs, ce projet a été faisable, concret et durable, avec un impact direct sur l’environnement éducatif. 

Grâce à cette collaboration, le cluster Wijs fonctionne désormais dans un environnement numérique unifié et sécurisé. Enseignants, élèves et personnel administratif coopèrent facilement au-delà des frontières scolaires. C’est un modèle inspirant pour d’autres groupes scolaires.