EduTech bez chaosu: jak uprościć licencjonowanie i wdrożenia

Rozmowa z Pieterem Barremaeckerem, współzałożycielem Academic Software, o tym, jak platforma wspiera uczelnie w zwiększaniu efektywności działania 

Złożoność zarządzania oprogramowaniem i aplikacjami w edukacji 

Zarządzanie oprogramowaniem na uczelniach wyższych staje się coraz bardziej złożone. Czy rozwój BYOD (Bring Your Own Device) i rezygnacja z fizycznych laboratoriów oznaczają, że uczelnie wydają mniej na IT? 

Pieter Barremaecker:   

To wydaje się logiczne, ale w rzeczywistości jest zupełnie inaczej. Wraz ze wzrostem wykorzystania technologii cyfrowej w edukacji, rośnie też złożoność systemów, a z nią – koszty. Uczelnie korzystają dziś z setek różnych programów i aplikacji, które obejmują wszystkie obszary nauczania, administracji i badań. Każdy tytuł ma inne wymagania licencyjne 
i dystrybucyjne. Przeciętna uczelnia korzysta z 200–300 tytułów, a ich liczba rośnie. Na naszej platformie dostępnych jest już ponad 1 500 i wciąż dodajemy nowe. Jak zapewnić dostęp do wszystkich tych licencji właściwym osobom, gdy masz tysiące użytkowników korzystających z różnych urządzeń? A jak zrobić to z odpowiednim nadzorem, raportowaniem i jednocześnie nie dopuścić do niekontrolowanego wzrostu kosztów? To tylko niektóre z kluczowych wyzwań, z którymi mierzą się dziś instytucje edukacyjne. 

Jak ta złożoność przekłada się na koszty dla uczelni? 

PB: W dużej mierze są to koszty zasobów ludzkich i infrastruktury. Zespoły IT spędzają mnóstwo czasu na pakietowaniu oprogramowania, integracjach z SSO i LMS, utrzymaniu środowiska, aktualizacjach, obsłudze helpdesku. Niektóre uczelnie mają 5–10 osób tylko do obsługi zgłoszeń IT. Do tego dochodzą koszty serwerów, sprzętu i przestrzeni. To ogromne obciążenie. 

Uproszczenie licencjonowania i wdrażania oprogramowania z Academic Software 

Jak Academic Software pomaga uczelniom rozwiązywać te problemy?

PB: Przede wszystkim upraszczamy cały proces dystrybucji i licencjonowania oprogramowania. Redukujemy koszty infrastruktury co pozwala pozyskać więcej czasu dla zespołów ICT.  

Oferujemy jedno, centralne środowisko pracy, które umożliwia dystrybucję wszystkich narzędzi cyfrowych w instytucji. Zajmujemy się pakietowaniem oprogramowania, integracjami (np. z SSO, LMS) i aktualizacjami. Tworzymy gotowe pakiety instalacyjne dla systemów zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM), takich jak Intune czy Jamf. Po zakończeniu konfiguracji, platforma działa w modelu samoobsługowym – co oznacza, że użytkownicy mogą samodzielnie instalować i uruchamiać potrzebne narzędzia bez udziału zespołu IT. 

Co więcej – przejmujemy również obsługę użytkowników końcowych. Platforma została zaprojektowana tak, by była maksymalnie intuicyjna – większość użytkowników bez problemu poradzi sobie samodzielnie, korzystając z naszych przejrzystych instrukcji. 

Jeśli jednak pojawi się problem – nasz helpdesk działa w języku użytkownika i pomaga do momentu, aż narzędzie zadziała poprawnie. Oferujemy wsparcie nawet dla darmowego oprogramowania. Przykład? Instalacja AutoCAD-a w wersji edukacyjnej to jedno z najczęstszych zgłoszeń. Proces jest skomplikowany, a producent nie zapewnia wsparcia. My przeprowadzamy użytkownika przez całą procedurę – od uzyskania licencji po poprawną instalację. Dzięki przejęciu tego typu wsparcia, skutecznie odciążamy zespoły IT, które mogą skupić się na działaniach strategicznych zamiast bieżącej obsługi. 

Dlaczego licencje na oprogramowanie generują tak wysokie koszty? Przecież wystarczy dopasować ich liczbę do liczby użytkowników… prawda? 

PB: W teorii brzmi to prosto, ale w praktyce instytucje edukacyjne mają swoją specyfikę, która znacząco wpływa na zarządzanie licencjami. Jednym z głównych wyzwań jest duża zmienność liczby użytkowników i ich potrzeb w ciągu roku akademickiego. 

Na początku semestru na uczelnię trafiają tysiące nowych studentów – część z nich potrzebuje konkretnych narzędzi tylko przez 3 miesiące, inni przez cały rok. W międzyczasie ich potrzeby mogą się zmienić. Nauczyciel może dodać nowe narzędzie cyfrowe na potrzeby kilku zajęć praktycznych. Chcąc mieć pewność, że każdy użytkownik będzie miał dostęp do potrzebnych narzędzi, uczelnie często kupują więcej licencji „na zapas”, by zabezpieczyć się przed niedoborami. To prowadzi do sytuacji, w której uczelnie płacą za licencje, które nie są używane, które były potrzebne tylko przez chwilę lub których nikt nie zwrócił po zakończeniu kursu. 

Efekt? Nieefektywna alokacja budżetu i trudność w realnym oszacowaniu faktycznego zapotrzebowania. 

To jak Academic Software może rozwiązać ten problem? 

PB: Dzięki centralizacji i automatyzacji zarządzania licencjami. W tym obszarze zapewniamy uczelniom pełną kontrolę i przejrzystość, właśnie w zakresie wykorzystania narzędzi cyfrowych. 

Dostęp do oprogramowania przydzielany jest na poziomie grup SSO lub LMS, co oznacza, że każdy użytkownik otrzymuje dokładnie te narzędzia, które są przypisane do jego kierunku, kursu lub roli. Jeśli student zmienia kierunek lub kończy zajęcia, automatycznie traci dostęp do nieaktualnych narzędzi, a niewykorzystana licencja może zostać przydzielona innemu użytkownikowi. Co więcej, można ustawić czasowy dostęp do licencji – np. Adobe na 3, 6 lub 12 miesięcy. Dalej, licencje kampusowe mogą być udostępniane do użytku zdalnego a przydział licencji odbywa się w czasie rzeczywistym – uczelnia płaci tylko za faktyczne wykorzystanie. 
W rezultacie uczelnia unika nadmiernych kosztów wynikających z niewykorzystanych licencji 
i ma pewność, że każda inwestycja w oprogramowanie jest maksymalnie efektywna. 

Efektywne kosztowo rozwiązania: zużycie chmury i auto-skalowanie 

Przeniesienie wszystkiego do chmury na pewno obniżyło koszty, prawda? 

PB: Nie do końca. Chmura nie jest darmowa – jej wykorzystanie generuje konkretne koszty, a wiele instytucji ma trudności z ich monitorowaniem. Gdy zasoby chmurowe są wykorzystywane jednocześnie przez różne działy, laboratoria i grupy zajęciowe, koszty potrafią szybko wymknąć się spod kontroli. Academic Software rozwiązuje ten problem umożliwiając centralne zarządzanie zużyciem chmury, oferując pełen wgląd w dane i mechanizmy oszczędności, takie jak auto-skalowanie czy automatyczne wyłączanie nieaktywnych instancji. Ale równie ważne jest zadanie sobie pytania: czy zawsze warto przenosić wszystko do chmury? Jeśli student ma nowoczesnego laptopa, to dlaczego uczelnia ma płacić za zduplikowaną moc obliczeniową w środowisku wirtualnym? Klucz to elastyczność. Uczelnie potrzebują równowagi pomiędzy lokalnymi instalacjami a wirtualizacją. My automatyzujemy ten wybór – dostosowując formę wdrożenia do konkretnego przypadku i pomagając realnie ograniczyć wydatki związane z infrastrukturą chmurową. To wszystko pozwala unikać niepotrzebnych wydatków, bez kompromisów w dostępności narzędzi dla użytkowników. 

Większa kontrola i raportowanie – klucz do efektywnego zarządzania kosztami 

Wspomniał Pan wcześniej o nadzorze i raportowaniu – w jaki sposób to pomaga uczelniom w kontrolowaniu wydatków? 

PB: W szkolnictwie wyższym wydatki są przypisywane do konkretnych budżetów i źródeł finansowania – często powiązanych z grantami zewnętrznymi. To oznacza, że przejrzystość 
i precyzyjne raportowanie są absolutnie niezbędne. Wraz z rozwojem technologii cyfrowych 
w edukacji, złożoność systemów znacznie wzrosła – i uczelniom coraz trudniej było dokładnie określić, kto korzysta z czego i kto za to płaci. Dlatego, w Academic Software rozwiązujemy ten problem, poprzez umożliwienie raportowania z poziomu dashboardu, analizę zużycia licencji i chmury oraz przypisanie kosztów do konkretnych projektów, laboratoriów czy przedmiotów. Pomagamy uczelniom odpowiedzieć na podstawowe pytanie: „kto za co płaci?” Co więcej – posiadanie własnych danych o realnym wykorzystaniu oprogramowania to ogromna przewaga podczas negocjacji z dostawcami. Gdy wiesz dokładnie, które narzędzia są naprawdę używane, możesz podejmować dużo lepsze decyzje zakupowe i uniknąć przepłacania. 

Przyjazna platforma = wyższa satysfakcja użytkowników i mniej „shadow IT” 

Często podkreślacie, że platforma Academic Software jest przyjazna dla użytkowników. Dlaczego to takie ważne? 

Pieter Barremaecker: Ponieważ dostępne, intuicyjne środowisko cyfrowe to dziś jeden 
z filarów atrakcyjnej i nowoczesnej uczelni – zarówno dla studentów, jak i pracowników. Problemy z IT to jeden z najczęściej wskazywanych powodów frustracji w ankietach satysfakcji – i niestety, wciąż zbyt powszechny. Ale tu chodzi nie tylko o komfort. Brak prostego dostępu do narzędzi cyfrowych rodzi znacznie poważniejsze ryzyko. Jeśli student, wykładowca czy badacz nie wie, jak zdobyć potrzebne oprogramowanie, sięga po własne rozwiązania – często kupując programy z własnej kieszeni, mimo że uczelnia już je udostępnia. To właśnie tzw. „shadow IT” – ukryte, nieautoryzowane zakupy i instalacje oprogramowania, nad którymi uczelnia nie ma żadnej kontroli. A to oznacza podwójne koszty (płacisz dwa razy za to samo), brak zgodności z polityką IT, poważne ryzyko naruszeń bezpieczeństwa i przepisów o ochronie danych oraz ogromne obciążenie dla działu IT, który musi „gasić pożary”. 

Nasza platforma eliminuje potrzebę szukania alternatywnych rozwiązań – użytkownik ma wszystko w jednym miejscu, w prostym i intuicyjnym środowisku, dostępnym z każdego urządzenia. A co najważniejsze: uczelnia zyskuje pełną kontrolę nad środowiskiem cyfrowym, bez konieczności zwiększania inwestycji w infrastrukturę czy zasoby ludzkie w dziale IT.