Effizienz in EdTech: Vereinfachung von Lizenzierung und Bereitstellung

Wir haben Pieter Barremaecker, Mitbegründer von Academic Software, interviewt, um darüber zu sprechen, wie Academic Software Effizienzvorteile bringt.

Die Komplexitäten der Verwaltung von Software und Anwendungen in der Bildung

Wenn eine der großen Geschichten der Bildung heute ist, dass Benutzer ihre eigenen Laptops und Geräte mitbringen und Institutionen weniger in computergestützte Labore vor Ort investieren, bedeutet dies sicherlich, dass Schulen und Universitäten viel weniger für IT ausgeben?

So einfach ist es nicht. Mit dem zunehmenden Einsatz von digitaler Technologie in der Bildung ist auch die Komplexität gewachsen, was verschiedene Herausforderungen und neue Kosten mit sich gebracht hat. Zum einen ist die schiere Anzahl von Software- und Anwendungstiteln gewachsen. Die IT hat sich in jeden Teil des Lernens und Lehrens ausgebreitet. Es gibt keine Pädagogen, Schüler, Forscher oder Mitarbeiter, die keine Software verwenden. Die durchschnittliche Bildungseinrichtung verwendet zwischen 200 und 300 Titeln, und jeder Titel hat sein eigenes Lizenzierungsrahmenwerk und seine eigenen Vertriebsmethoden. Und die Anzahl der Softwaretitel und -anwendungen wächst ständig. Wir haben über 1.300 Titel auf unserer Plattform verfügbar, und diese Zahl wird weiter steigen. Wie bekommen Sie all diese Lizenzen in die richtigen Hände, wenn Sie Tausende von Benutzern auf verschiedenen Geräten haben? Und wie machen Sie das mit ausreichender Überwachung und Berichterstattung, und dabei die Kosten im Griff behalten? Dies sind einige der großen Herausforderungen, vor denen Bildungseinrichtungen stehen.

Wie übersetzt sich diese Komplexität in Kosten für die Institutionen?

Eine Sache ist, dass Bildungseinrichtungen viele Arbeitsstunden für das IT-Personal aufwenden müssen, um Probleme beim Zugriff, der Lizenzierung und der Bereitstellung von Software zu verwalten. Sie benötigen Mitarbeiter, um Softwaretitel zu verpacken, Mitarbeiter, um die Integrationen mit Ihrem SSO und LMS zu verwalten, Mitarbeiter, um die Umgebung für Sicherheit und Patching aufrechtzuerhalten, und Sie benötigen Mitarbeiter für einen Support-Schreibtisch, um Endbenutzern zu helfen, wenn sie stecken bleiben. Einige Institutionen haben allein fünf bis zehn Mitarbeiter im Support-Schreibtisch. Sie haben also sowohl Personal als auch Infrastruktur - Raum, Ausrüstung, Server und Speicher - gebunden.

Vereinfachung von Lizenzierung und Bereitstellung mit Academic Software

Und wie hilft Academic Software?

Academic Software befreit von einigen dieser Verpflichtungen - hilft bei der Rationalisierung der Lizenzierung und Bereitstellung, erzielt Einsparungen bei Immobilien- und Infrastrukturkosten und gibt dem IT-Personal Zeit zurück.

Wir bieten eine einheitliche Workspace-Lösung, die die Verteilung all Ihrer digitalen Werkzeuge zentralisiert, und wir übernehmen das Verpacken, die Integrationen und Updates, die Sie benötigen. Wir erstellen Softwarepakete für das Mobile Device Management (MDM) über Intune oder Jamf. Und sobald die Konfiguration und technische Einrichtung abgeschlossen sind, wird dies zu einer Selbstbedienungsplattform. Das bedeutet, dass Endbenutzer jede gewünschte Software installieren oder verwenden können, ohne Beteiligung Ihres IT-Personals.

Eine weitere sehr wichtige Möglichkeit, wie wir die Belastung des IT-Personals reduzieren, ist, dass wir den Endbenutzer-Support übernehmen. Die Plattform ist für die Selbstbedienung konzipiert - mit der Idee, dass der Endbenutzer sich leicht die gewünschte Software selbst holen kann. Die meisten Benutzer können selbst auf das zugreifen, was sie wollen, geführt von unseren benutzerfreundlichen Anleitungen. Aber wenn sie Probleme haben, ist unser Support-Schreibtisch da - in der Sprache des Benutzers. Wir werden dem Endbenutzer helfen, bis die Software auf seinem Gerät läuft. Wir bieten sogar Unterstützung für kostenfrei verwendbare Software. Wir wissen zum Beispiel, dass die Installation von AutoCAD eine der Hauptfragen in unserem Support-Schreibtisch ist, weil es kompliziert ist, die Lizenz zu bekommen und die Installation für die kostenlose Bildungsversion durchzuführen. AutoCAD bietet dafür keine Unterstützung, aber wir helfen bei der Lizenzanfrage und bei der Installation von AutoCAD, bis es läuft. Durch die Übernahme dieser Art von Support des Support-Schreibtisches entlasten wir das IT-Personal.

Was ist so kostenintensiv an Softwarelizenzen? Sicherlich gleichen Sie einfach die Anzahl der Lizenzen mit der Anzahl der Benutzer ab?

Bildungseinrichtungen haben sehr spezielle Merkmale, die die Verwaltung von Lizenzen beeinflussen. Eine der Herausforderungen ist die ständige Fluktuation in der Anzahl der Benutzer und ihrer Anforderungen. Tausende von Studenten treten zu Beginn des akademischen Jahres bei, einige benötigen bestimmte Software für drei Monate, einige für ein Jahr; die digitalen Werkzeuge, die sie benötigen, können sich im Laufe des Jahres ändern. Ein Dozent kann sich entscheiden, ein neues digitales Werkzeug für eine kurze Serie von praktischen Einheiten einzuführen. Sie möchten sicherstellen, dass jeder die digitalen Werkzeuge hat, die er benötigt, daher kaufen Sie genug Lizenzen, um den erwarteten Bedarf zu decken. Aber das Risiko besteht darin, dass Sie für Lizenzen bezahlen, die nicht genutzt werden oder nur für kurze Zeit benötigt wurden.

Wie kann Academic Software dabei helfen?

Durch die Zentralisierung und Automatisierung der Lizenzverwaltung und durch eine bessere Überwachung. Der Zugang zu digitalen Werkzeugen wird auf Plattformebene für SSO- oder LMS-Gruppen zugewiesen, was bedeutet, dass der Benutzer Zugriff auf die für die Gruppe geeigneten Werkzeuge hat. Wenn sie die Gruppe verlassen oder zu einem anderen Kurs wechseln, haben sie keinen Zugriff mehr auf die der Gruppe zugewiesenen Werkzeuge. Diese Lizenzen können für andere Benutzer freigegeben werden. Und der Zugang zu bestimmten Lizenzen wie Adobe kann auf drei Monate, sechs Monate oder ein Jahr begrenzt werden. Sie können Campus-Lizenzen für die Verwendung zu Hause freigeben. Und Lizenzen werden in Echtzeit für die tatsächlich genutzten Lizenzen zugeteilt, was die Wahrscheinlichkeit von übermäßigen Ausgaben verringert.

Kostengünstige Lösungen: Cloud-Nutzung und automatische Skalierung

Sicherlich hat die Verlagerung aller Dienste in die Cloud dazu beigetragen, dass Institutionen Kosten senken konnten, oder?

Die Cloud ist nicht kostenlos! Es fallen Kosten für die Nutzung der Cloud an, und Institutionen haben manchmal Schwierigkeiten, den Verbrauch ihrer Cloud-Ressourcen nachzuverfolgen. Verschiedene Abteilungen und Labore überall in der Institution, die Cloud-Ressourcen nutzen, können sich schnell summieren. Academic Software zentralisiert die Verwaltung des Cloud-Verbrauchs, bietet eine bessere Überwachung und verfügt über integrierte kostensparende Maßnahmen wie automatische Skalierung und Abschaltung bei Inaktivität, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Warum also zur Cloud eilen - und die damit verbundenen Kosten -, wenn es kostengünstigere und benutzerfreundlichere Möglichkeiten gibt, Ihre digitalen Werkzeuge zu verteilen? Wenn Ihre Benutzer auf ihren MacBooks bereits eine vollkommen ausreichende Kapazität haben, warum diese Rechenkapazität dann in der Cloud replizieren und bezahlen?

Sie benötigen wirklich ein Gleichgewicht zwischen verschiedenen Bereitstellungsmethoden - zwischen nativer Installation und Virtualisierung -, damit die kostengünstigste Option dem Endbenutzer präsentiert wird. Academic Software hilft dabei, das zu automatisieren und bietet erhebliches Einsparpotenzial bei den Cloud-Kosten.

Verbesserung der Überwachung und Berichterstattung für eine effektive Kostenverwaltung

Sie haben zuvor die Berichterstattung und Überwachung erwähnt, wie hilft das Institutionen bei der Kostenverwaltung?

In der Bildung werden Ausgaben spezifischen Budgetposten und Finanzierungsquellen zugeordnet, die manchmal mit externer Finanzierung verknüpft sind, und das erfordert eine klare Überwachung und Berichterstattung. Da sich die digitale Technologie in der Bildung ausgedehnt hat, hat die Komplexität um sie herum manchmal dazu geführt, dass diese Überwachung schwer zu erreichen ist. Academic Software macht dies viel einfacher, indem es Dashboard-Berichte über Lizenzen und Cloud-Nutzung ermöglicht sowie Analysen und Kostenzuweisungen pro Projekt, Labor oder Kurs bereitstellt. Kurz gesagt, wir helfen dabei, das Problem zu lösen, wer wofür in Rechnung gestellt wird. Und, was wirklich wichtig ist, wenn du eigene Daten über die tatsächliche Nutzung hast, stehst du in einer stärkeren Position, wenn du zukünftige Verträge mit Softwareanbietern verhandelst.

Benutzerfreundliche Plattform: Verbesserung der Zufriedenheit und Reduzierung der Schatten-IT

Sie betonen, wie benutzerfreundlich die Academic Software-Plattform ist, warum ist das wichtig?

Eine gute Lern- und Arbeitsumgebung an deiner Institution zu schaffen, ist wichtig, und eine zugängliche und effektive IT ist ein großer Teil davon. Probleme mit der IT tauchen regelmäßig in Umfragen zur Mitarbeiter- und Studentenzufriedenheit negativ auf.

Und es gibt auch Risiken, wenn man digitale Werkzeuge nicht gut verwaltet. Die Realität ist, dass, wenn deine Institution die digitalen Werkzeuge nicht auf benutzerfreundliche Weise zur Verfügung stellt; wenn deine Studierenden, Pädagogen und Forscher verwirrt sind, wie sie auf die benötigten Werkzeuge zugreifen, werden sie versuchen, ihre eigenen Lösungen zu finden. Sie könnten ihre Kreditkarte verwenden und Software kaufen, die bereits vorhanden ist. Und du hast keine Kontrolle darüber. Je größer die Institution ist, desto komplexer kann dieses Problem werden. Diese Art der "Schatten-IT" führt nicht nur zu unnötigen Kosten, sondern stellt deine Institution auch einem Risiko in Bezug auf Cyberkriminalität und Compliance-Lücken aus. Außerdem ist der Umgang mit Problemen und Ineffizienzen, die durch die Schatten-IT entstehen, eine Belastung für die Zeit und die Ressourcen deines IT-Teams.

Die Plattform von Academic Software trägt dazu bei, die Schatten-IT zu verhindern und die Integrität deiner Umgebung zu wahren. Es ist für deine Benutzer einfacher, und gleichzeitig hast du eine größere Kontrolle und Überwachung, ohne die Investition in IT-Personal und Infrastruktur zu erhöhen.