Cuando se trata de licencias de software, la mayor parte de la atención se centra en su adquisición legal y su despliegue en toda la institución. Pero el desaprovisionamiento de licencias es una parte igualmente importante de la gestión de licencias de software.
¿Qué ocurre con las licencias de su institución cuando, por ejemplo, se retira o sustituye un dispositivo? ¿O cuando un estudiante cambia de curso o incluso abandona por completo la universidad?
En ambos casos, es importante desprovisionar las licencias de los usuarios con prontitud para optimizar la asignación de recursos y mantener la seguridad informática. En este blog, exploraremos la importancia del desaprovisionamiento de licencias y propondremos un proceso de desaprovisionamiento de licencias con las mejores prácticas para las instituciones.
Según nuestra experiencia de trabajo con instituciones educativas de toda Europa, hay cinco razones clave por las que es tan crucial una retirada eficaz de licencias.
Aunque reconocen la importancia de eliminar las licencias antiguas o no utilizadas, muchas instituciones tienen dificultades con el proceso. De hecho, muchas de ellas siguen ejecutando programas manuales de retirada de licencias, que pueden requerir mucho trabajo, errores y tiempo.
En estos modelos, el personal informático debe realizar un seguimiento manual del acceso de los usuarios y revocar manualmente las licencias, lo que puede provocar retrasos, gastos administrativos y riesgos de seguridad. Además, los procesos manuales de desaprovisionamiento pueden dar lugar a ineficiencias, como el desperdicio de recursos y el aumento de los costes.
Si esto le resulta familiar, quizá los siguientes pasos puedan ofrecerle una vía para avanzar.
La plataforma Academic Software ofrece una solución de automatización avanzada para agilizar el proceso de desprovisión de licencias descrito anteriormente. Al integrarse con otros sistemas informáticos esenciales, la plataforma garantiza que el proceso de desaprovisionamiento de licencias se realice sin problemas y en el momento oportuno.
El desaprovisionamiento automatizado de licencias con Academic Software ofrece varias ventajas a las instituciones educativas:
Cumplimiento y seguridad: El desaprovisionamiento automatizado garantiza el cumplimiento de la normativa de protección de datos y las políticas de seguridad internas. Cuando los usuarios ya no necesitan acceder a determinadas herramientas digitales, sus licencias se revocan automáticamente, impidiendo el acceso no autorizado. Esto mejora la seguridad de los datos y reduce el riesgo de que se produzcan filtraciones o usos no autorizados.
Optimización de costes: Al revocar las licencias con prontitud cuando ya no son necesarias, las instituciones pueden reasignar esas licencias a otros usuarios. De este modo, se eliminan costes innecesarios de licencias y se garantiza una utilización eficaz de los recursos, lo que se traduce en un ahorro de costes para la institución.
Flujos de trabajo racionalizados: Con los sistemas automatizados de Academic Software, el desaprovisionamiento se produce sin problemas y en tiempo real, sin necesidad de seguimiento o intervención manual. Esto libera al personal de TI para que pueda centrarse en tareas más estratégicas y reduce la posibilidad de que se produzcan errores humanos en el proceso de desaprovisionamiento.
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